Як фіскалізувати передплату та післяплату: розбираємось у деталях

Клієнт вносить аванс, а решту платить пізніше. Або навпаки — спочатку отримує товар, потім розраховується. У кожному випадку виникає одне питання: коли саме пробивати чек?

У цій статті — чіткий порядок дій для передплати та післяплати, покрокові інструкції та типові помилки, яких легко уникнути.

Цифрова каса
Checkbox — ваш спокій

Спробуйте Checkbox

Що таке передплата і післяплата

Передплата — покупець платить частину суми або всю суму ще до того, як отримав товар чи послугу. Її ще називають авансом або попередньою оплатою.

Післяплата — оплата товару після його отримання. Клієнт може сплатити залишок після авансу або одразу повну суму — наприклад, при отриманні посилки на Новій Пошті.

Обидва формати поширені в інтернет-торгівлі та сервісному бізнесі. І кожен факт отримання коштів потребує окремого чека.

Що говорить податкова

Порядок фіскалізації передплати та післяплати регулюється роз'ясненням ДПС від 24 жовтня 2023 року щодо відображення у розрахункових документах РРО/ПРРО інформації про оплату товарів частинами.

Ключові вимоги документа:

• У чеку передплати замість назви товару зазначається «Аванс за [назва товару або артикул]» та вказується саме та сума, яку отримано від покупця.
• Допускається будь-який ідентифікатор, який забезпечить ідентифікацію товару — наприклад, номер замовлення.
• Кількість чеків на приймання авансів необмежена, правила їх формування єдині.
• Чек післяплати (останній у ланцюжку) має містити повну номенклатуру: назву товару, повну ціну, кількість, відображений раніше аванс зі знаком мінус та суму до сплати з урахуванням авансу.

Як фіскалізувати передплату

Отримали аванс від клієнта — одразу формуйте чек. Не після відвантаження, не «потім» — саме в момент, коли гроші надійшли.

У чеку вказуєте лише ту суму, яку покупець сплатив зараз. Не повну вартість замовлення — а тільки аванс.

Якщо товар ще не відвантажено

Чек усе одно потрібен. Підставою для фіскалізації є факт отримання коштів — а не момент відвантаження чи доставки.

Що робити, якщо покупець відмовився від товару і передоплата не повертається?

Розглянемо типову ситуацію для ФОП з видом діяльності «Інтернет-торгівля»: покупець вносить передоплату на рахунок, формується фіскальний чек авансу, товар відправляється Новою поштою — і на цьому етапі створюється чек на післяплату. Але покупець відмовляється від посилки, і за домовленістю сторін передоплата йому не повертається.

Як правильно провести це через РРО/ПРРО?

Податкова роз'яснює: якщо покупець відмовився від товару, доставленого службою доставки, а попередньо отриманий аванс на рахунок IBAN не повертається — фіскальний чек авансу анулюється, а сума гарантійного платежу включається до доходу того звітного періоду, в якому її було отримано.

Логіка така: в момент відмови від товару аванс змінює свою природу — він перестає бути передоплатою за товар і стає гарантійним платежем, оскільки поставки вже не буде. Саме тоді потрібно:

1. Анулювати фіскальний чек передоплати (авансу).
2. Не формувати чек повернення коштів покупцю.
3. Включити суму до доходу поточного звітного періоду.

Більше 200 000 бізнесів обрали Checkbox
не випадково

Спробуйте Checkbox

Чи критично, якщо дата чека на передоплату не збігається з датою надходження коштів?

Тепер розглянемо поширену схему для ФОП, що продає онлайн з доставкою Новою поштою: клієнт вносить мінімальну передоплату, замовлення збирається і відправляється в той же день або через 1–3 дні, а решту суми покупець доплачує при отриманні — післяплатою. Відповідно формується два чеки: перший на передоплату, другий на післяплату.

Але є нюанс: чек на передоплату у більшості випадків формується не в момент зарахування коштів, а коли замовлення отримує певний статус у CRM і фактично відправляється. Тобто дата чека може бути на 1–3 дні пізніша за дату надходження оплати. Чи це порушення?

Ні, і ось чому. Розрахункова операція з точки зору законодавства — це отримання коштів готівкою або платіжною карткою за місцем здійснення реалізації. Поки товар не відправлений і реалізація фактично не відбулася, розрахункова операція ще не настала. Тому чек технічно має бути сформований не пізніше моменту, коли виконуються дві умови одночасно: кошти отримано і товар реалізовано.

Головне правило: дата чека на передоплату не повинна бути пізнішою за дату отримання товару покупцем. Якщо ця умова дотримана — затримка в 1–3 дні між зарахуванням коштів і датою чека не є критичною.

Як фіскалізувати післяплату

Фіскалізація післяплати проводиться окремим чеком на суму остаточного розрахунку з покупцем. Такий чек не поєднують із чеком на передплату, оскільки це дві різні розрахункові операції.

Чек на післяплату формують у момент остаточного розрахунку — коли покупець доплачує решту суми при отриманні товару.

Як відобразити повну вартість і передплату

У чеку на післяплату зазначаєте:

• повну вартість товару;
• суму раніше отриманого авансу;
• суму, що підлягає доплаті;
• номенклатуру товару відповідно до фактичного продажу.

Покупцю видаєте обидва чеки або надсилаєте їх електронно. Так у нього є повна картина оплати.

Яку суму вказувати в чеку на післяплату, якщо NovaPay перерахував кошти вже з відрахуванням комісії?

Типова ситуація: товар коштує 1000 грн, покупець вніс передоплату 200 грн, залишок — 800 грн — оплачується при отриманні через NovaPay. Але на рахунок ФОП надходить менша сума, бо NovaPay утримав свою комісію.

Як правильно фіскалізувати? Чек на післяплату формується на повну суму розрахунку з покупцем — тобто на 800 грн, без жодних відрахувань. 

Перегляньте відео, де ми детально розібрали формування чеків при передплаті та післяплаті на прикладі ПРРО Checkbox 👉 

Що робити при поверненні товару

Потрібно провести фіскальний чек на повернення, щоб коректно зменшити дохід. Якщо повертається лише частина замовлення, можна оформити повернення тільки на одну позицію або на потрібну кількість товару, а не на весь чек. 

Якщо клієнт повертає товар, придбаний на умовах оплати частинами, — анулюванню підлягає весь ланцюжок чеків у межах такого продажу. Це вимога податкової від 24.10.2023.

Особливості фіскалізації для різних служб доставки

Під час продажів із доставкою правила фіскалізації залежать від того, яку саме службу ви використовуєте. Різні оператори по-різному беруть участь у розрахунках із покупцем, тому в одних випадках чек обов’язковий, а в інших — ні. 

Нова Пошта та Meest

Якщо клієнт оплачує при отриманні (накладений платіж) — чек обов'язково потрібен. ДПС наполягає на фіскалізації, оскільки ці компанії виконують функцію експедитора, а не кур'єрської служби.

Коли формувати чек:

Дата чека — момент фактичної оплати клієнтом у відділенні (коли пошта приймає готівку/картку), а не момент зарахування коштів на ваш рахунок. Якщо кошти перераховують через кілька днів/тижнів, дату чека ставите на момент оплати клієнтом, а не на момент отримання грошей вами.

До відправки товару — чек вкладають у посилку або надсилають клієнту електронно (SMS, email, Viber).

Але що цікаво ☝️ Суди в Україні (Хмельницький окружний адміністративний суд від 14.11.2025 і Верховний Суд) визнають, що продаж товарів з післяплатою через Нова пошту не є розрахунковою операцією. Тобто фіскалізувати чек юридично не треба.

Проте краще фіскалізуватися, щоб спати спокійно. Бо податкова досі наполягає на фіскалізації і може штрафувати, якщо ви не пробиваєте чек. Хоча ви маєте судове рішення для оскарження, це вимагає часу, сил і витрат на суд. Тому безпечніше просто використовувати ПРРО — так ви уникнете перевірок, штрафів і не будете нервувати.

Раз-два і Checkbox підключений до вашого бізнес-процесу

Спробуйте Checkbox

Укрпошта

Якщо ви відправляєте товар через Укрпошту з післяплатою та маєте договір з цією поштовою службою, видавати фіскальний чек не потрібно. Це пояснюється тим, що гроші ви отримуєте не напряму від покупця, а від Укрпошти, яка приймає оплату у відділенні та потім перераховує її вам на рахунок. Тому така операція не вважається розрахунковою.

У посилку достатньо вкласти товарні документи (наприклад, накладну або гарантійний талон), а фіскальний чек вкладати не потрібно. Коли покупець оплачує товар у відділенні, Укрпошта сама видає йому чек від свого імені.

Відмова клієнта від товару при доставці Новою поштою 

Якщо клієнт відмовляється від отримання посилки, порядок дій залежить від етапу доставки та статусу ТТН (експрес-накладної).

У випадку, коли ви дізналися про відмову заздалегідь — поки відправлення ще перебуває в дорозі — достатньо скасувати проєкт чека в Checkbox. Для цього потрібно відкрити проєкт чека та обрати дію скасування — детальний приклад можна подивитися у нашому відео в Instagram.

Після цього документ отримає статус «Відмінено». Оскільки чек не був фіскалізований, додатково оформлювати повернення не потрібно. Водночас у системі збережеться інформація про скасовану ТТН, що зручно для обліку.

Якщо ж покупець відмовляється від посилки безпосередньо у відділенні Нової пошти, відповідний статус оновлюється автоматично. У такому випадку додаткових дій із боку продавця щодо скасування ТТН або чека не потрібно.

Окремо варто враховувати оплату послуг доставки Нової пошти — вона оформлюється залежно від того, хто є платником (продавець чи покупець), і відображається у фінансовому обліку.

Типові помилки при фіскалізації

• Один чек замість двох — якщо була передплата, а потім доплата, потрібен окремий чек на кожен платіж.
• Невірна сума — у чеку передплати вказують лише внесену суму, не повну вартість.
• Немає прив'язки до операції — варто зазначати залишок до сплати та номер попереднього фіскального чека для звірення операцій (рекомендація ДПС, не обов'язковий реквізит).
• Неправильний тип оплати в чеку — передплата (аванс) і післяплата є різними операціями, потрібно використовувати правильний тип оплати в чеку.
• Фіскалізація не в той момент — чек потрібен одразу при отриманні коштів, не «потім».

Фіскалізація передплати та післяплати — це просто, якщо дотримуватись одного правила: кожен факт отримання коштів = окремий чек.

Отримали аванс — одразу пробийте чек передплати. Клієнт доплатив — одразу післяплатний чек. Не чекайте відвантаження чи підтвердження доставки.

Автор

Анжела Намачинська

Контент-менеджерка в Checkbox

Анжела глибоко занурюється в кожну тему – від нюансів фіскалізації до тонкощів еквайрингу – і перетворює це на чіткі матеріали без води. Перевіряє кожен факт, стежить за змінами в законодавстві та знає, які питання підприємці ставлять найчастіше.