Що таке РРО/ПРРО та яким ФОПам потрібен касовий апарат у 2026 році?

Реєстратори розрахункових операцій (скорочено “РРО”) є обов’язковою умовою роботи конкретних груп підприємців. Їхнє використання регулюється на законодавчому рівні, а саме Податковим кодексом. З 1 серпня 2025 року повертаються високі штрафи для деяких підприємців за невикористання реєстраторів, тому питання, чи потрібен касовий апарат для ФОП, актуальне як ніколи раніше. Розбираємося з цією темою нижче.

Що таке РРО / ПРРО для ФОП?

РРО – це пристрій, що реєструє розрахункові операції з продажу товарів чи надання послуг між продавцем та покупцем. Простіше кажучи, це класична залізна каса, яку ви могли бачити в багатьох магазинах, закладах харчування, АЗС тощо. Останніми роками все більшої популярності набувають саме програмні РРО – в чому секрет?  

ПРРО (програмний реєстратор розрахункових операцій) – це цифровий аналог залізних касових апаратів. Особливістю програмного реєстратора (ПРРО) є те, що його можна встановити на зручний для вас пристрій – комп’ютер, ноутбук, планшет, смартфон – і отримати значно більший функціонал, автоматизацію рутинних задач, а також позбутися додаткових витрат, властивих класичним РРО, серед яких: опломбування, сервісне обслуговування, заміна кожні 7 років тощо. 

Розуміння того, що таке РРО для ФОП, тісно пов’язане з терміном фіскалізація, котра полягає у сповіщенні податкової про грошові надходження в результаті отримання оплати за продані товари чи надані послуги. 

Під час розрахунку підприємець зобов’язаний видати клієнтові розрахунковий документ – фіскальний чек. При виконанні операцій через ПРРО чек підписується кваліфікованим електронним підписом (КЕП) чи печаткою і відправляється на сервер ДПС. Саме там виконується фіскалізація ФОП розрахунків, а також розрахунків інших організацій, тобто фіксування податковою грошових надходжень в ході бізнес-діяльності. 

Чек покупцеві можна роздрукувати на термопринтері, надіслати через будь-який месенджер / е-пошту або ж надати QR-код, що вестиме на сторінку з чеком. При цьому необов’язково його друкувати – усі форми надання клієнтові чеку відповідають нормам закону. 

Головна функція, яку здійснюють обидва типи реєстраторів – виконання норми законодавства з фіскалізації.

Кому треба використовувати РРО

Для кого обов’язковий РРО? Розгорнуту відповідь дає закон України про реєстратори розрахункових операцій. Відповідно до нього маємо наступний перелік тих, кому потрібен РРО у 2026 році:

• ФОП 2, 3 та 4 групи (є винятки);
• ФОП та юридичні особи на загальній системі оподаткування;
• ФОП, які отримують виручку у вигляді готівки, окрім ФОП 1 групи;
• підприємці, що займаються інтернет-торгівлею з отриманням готівки за товар через свого кур’єра або від поштового оператора;

Також РРО для ФОП треба обов’язково використовувати при низці наступних платежів:

• офлайн еквайринг – оплата проходить карткою через POS-термінал;
• еквайринг на сайті (через платіжні шлюзи LiqPay, RozetkaPay, NovaPay, EasyPay, City24 тощо);
• оплата за QR-кодом у випадку, якщо реквізити QR-коду ведуть на еквайринг;
• оплата на ключ-карту в банках без автоматичного переадресування на ваші реквізити IBAN;
• оплата за товар в кредит або через оплату частинами.

З 1 січня 2025 року торговці окремих категорій незалежно від розміру населеного пункту мають надавати можливість сплатити карткою, а отже і використовувати касу (відповідно до постанови КМУ №894). В 2024 році від цього були звільнені деякі категорії торговців, якщо вони торгують в містах із населенням до 5000 осіб.

Але чому використання РРО (ПРРО) тут потрібне? Переважна більшість торговців для прийому безготівки користуються терміналом (класичний банківський POS-термінал / сучасний Android POS-термінал / термінал у смартфоні), а він працює через еквайринг. Як ми написали вище, при будь-якому виді карткового еквайрингу видавати чеки через РРО для ФОП обов’язково.

Водночас дані обмеження не стосуються:

• ФОП 1 групи на єдиному податку (є винятки);
• торговці, що торгують через вендингові автомати;
• торговці з виїзною торгівлею;
• ті, хто продають товари, що були вирощені або відгодовані власними зусиллями (фермери).

Ці категорії підприємців серед тих, кому не потрібен касовий апарат або ПРРО навіть із 1 січня 2026 року – коли вони мають встановити термінал для прийому оплат карткою (відповідно до Постанови №894). Закон дозволяє ФОП 1 групи і вищезазначеним трьом категоріям торговців не видавати чеки навіть при застосуванні терміналу; прийом оплат через нього підпадає під визначення розрахункової операції, котра від всіх інших підприємців вимагає видачу чеків.

Якщо ви підпадаєте під певні категорії з постанови, серед послуг РРО для ФОП від Checkbox є гарне рішення на цей випадок – Checkbox Еквайринг. Сервіс дозволяє приймати платежі банківськими картками і, відповідно, з легкістю виконувати норму. Здійснювати безготівкові платежі ви зможете в декілька способів:

1. Банківський POS-термінал (Android POS).
2. QR-еквайринг – через відсканування QR-коду.
3. Tap to Phone – оплата через смартфон із NFC.
4. Інтернет-еквайринг – зручна оплата в інтернеті.

Дізнайтеся більше: Як зареєструвати ПРРО →

Кому не потрібен касовий апарат (РРО / ПРРО)

Які винятки у використанні РРО та чи потрібен касовий апарат для ФОП 1 групи? Наступні категорії підприємців можуть не використовувати РРО:

• підприємці, які приймають банківську оплату на свій ФОП-рахунок за реквізитами IBAN;
• отримують післяплату через Укрпошту, маючи договір з Укрпоштою;
• надають послуги та отримують оплату виключно через дистанційні канали обслуговування при відсутності фактичного місця розрахунку;
• касовий апарат для ФОП 1 групи на єдиному податку не потрібен взагалі – навіть якщо розрахунок через готівку;
• підприємці в сільській місцевості, що займаються роздрібною торгівлею, але з обов’язковим веденням ними розрахункової книги (РК) та книги обліку розрахункових операцій (КОРО). При цьому мають виконуватися наступні умови:
  • відсутність ведення торгівлі через мережу Інтернет;
  • торгівля здійснюється у приміщенні, де не продають підакцизні товари;
  • сільські або селищні ради не прийняли рішення, яке б зобов’язало використовувати РРО;
  • ліміт обороту на один структурний підрозділ – 167 мінімальних заробітних плат;

• підприємці в сільській місцевості, які надають послуги з ремонту квартир, приготування їжі, прання білизни тощо без найманих працівників (деталі в пункті 11 переліку). Обов’язковим є ведення РК та КОРО.

Чи належите ви до тих, кому не потрібен касовий апарат, якщо отримуєте оплату за реквізитами IBAN? Є виключення. Оплата за реквізитами IBAN має відбуватися через веббанкінг, банківські термінали або касу банку. У випадку оплати за реквізитами на IBAN через небанківські термінали самообслуговування використовуються транзитні рахунки, а це вже може рахуватись небанківською, розрахунковою операцією, що вимагає фіскалізації, а отже і використання РРО (ПРРО). 

Така ж логіка і з ключем-картою. Зазвичай зарахування на розрахунковий рахунок відбувається через ключ-карту через транзитні рахунки (окрім переказу в Приват24, якщо ключ-карта теж від ПриватБанку), що також зобов’язує використовувати РРО для ФОП.

Окремо зазначимо, що також не потрібен касовий апарат для ФОП в наступних випадках:

• для торгівлі продуктами власного виробництва, а також коли розрахунок виконується через касу з видачею ордера (крім тих, хто належать до групи «ризику» – про них пишемо в розділі «Штрафи РРО»);
• для продажу квитків на проїзд у транспорті, жетонів на метро, а також лотерейних квитків;
• особам, які продають продукт і мають пільговий торговий патент;
• особам, що здійснюють роздрібну торгівлю продовольчими та промисловими товарами за готівку на ринку;
• тим, хто реалізує товари в кіосках, а це газети, журнали, поштові марки, при цьому така продукція повинна займати 50% питомої ваги загального товарообігу.

Чи потрібен касовий апарат для ФОП 3 групи

Відповідно до закону про застосування реєстраторів РО, фізичні особи-підприємці 3 групи загальної та спрощеної системи оподаткування також повинні використовувати програмний або класичний реєстратор. При цьому є певні виключення. РРО для ФОП 3 групи спрощеної системи не потрібно, якщо підприємці:

• отримують оплату своїх послуг на IBAN свого ФОП-рахунку;
• мають виключно дистанційний характер надання послуг (не інтернет-торгівля): послуги надаються дистанційно, оплата на реквізити IBAN без транзитних рахунків;
• підприємці приймають післяплату через Укрпошту.

Зазвичай таким вимогам задовольняють психологи, ІТ-спеціалісти тощо. Тому вони і не використовують каси.

Штрафи РРО або що буде, якщо не використовувати РРО / ПРРО?

1 жовтня 2023 року повернулися штрафи за невикористання реєстраторів – раніше ця норма була призупинена у зв’язку з початком повномасштабного вторгнення.

Для порушників, які після 1 жовтня досі не мають програмного або класичного РРО, вказують неповну вартість у чеках або взагалі їх не видають, хоча зобов’язані це робити, встановлені такі фінансові стягнення:

1. 100% від вартості товару/послуги, що було продано/надано без РРО / ПРРО – якщо це перший раз.
2. 150% вартості товару/послуги, що було продано/надано без РРО / ПРРО – за кожен наступний раз.

РРО для ФОП 2 групи та ФОП 3 групи, котрі не є платниками ПДВ та перебувають на єдиному податку, є також обов’язковим. До 31 липня 2025 року включно для цих груп зберігався тимчасовий період пом’якшених штрафів:

1. 25% вартості реалізованого товару/послуги за перше порушення;
2. 50% – за кожне наступне.

Однак з 1 серпня 2025 року для таких підприємців, як і для інших суб’єктів господарювання (крім окремих винятків у зоні бойових дій), діють повні штрафи 100% та 150%.

Пом’якшені штрафи ніколи не застосовувалися до підприємців, які торгують товарами з «групи ризику», до яких належать:

• лікарські засоби;
• вироби медичного призначення;
• товари, що підпадають під акциз;
• ювелірні вироби;
• побутові пристрої, що характеризуються як технічно складні й можуть підпадати під ремонт по гарантії.

Для таких категорій з самого початку діяли повні фінансові санкції 100% та 150% вартості реалізованих без РРО товарів чи послуг.

Є ще й низка інших штрафів, які очікують на тих, кому потрібен РРО. Мова про підприємців, які:

• не подають необхідні звіти до податкової;
• використовують каси із завершеним терміном використанням;
• не мають стрічки у касовому апараті;
• торгують товаром, який не знаходиться на обліку;
• порушують вимоги до використання класичного чи програмного РРО;
• неправильно використовують КОРО й РК;
• та інші.

При цьому податкова не штрафуватиме підприємців, які перебувають на територіях, що знаходяться під окупацією або в оточенні (блокуванні), на яких ведуться бойові дії тощо.

Детальніше про штрафи за невикористання реєстраторів радимо читати у нашій статті за посиланням або звертатися до ЗУ про РРО № 265/95–ВР. Стаття містить не лише детальні пояснення, а й стислу та корисну інфографіку.

РРО для ФОП від Checkbox

А щоб значно спростити взаємодію з реєстраторами, автоматизувати велику кількість рутинних задач та суттєво зменшити гострі кути під час ведення підприємницької діяльності, радимо використовувати ПРРО від Checkbox:

• спокій за свій бізнес, коли мова заходить про фіскалізацію;
• швидкий старт роботи – опанування каси за 15 хв. + є тестовий режим;
• безкоштовні оновлення та регулярне розширення функціоналу, автоматичне приведення роботи ПРРО відповідно до змін в законодавстві;
• 0 грн за підключення та невисока щомісячна плата.

Ви отримаєте зручну роботу щодня:

• автоматизація рутини: генерування щоденних Z-звітів, створення X-звітів, є архів чеків та аналітика по кожній касі;
• встановлення ПРРО на будь-який пристрій: смартфон, планшет, ноутбук, Android-термінали, ПК;
• підключення до будь-якої вашої екосистеми в декілька кліків: більше 200 інтеграцій з обліковими, платіжними, CRM, CMS системами, великими українськими бізнесами, маркетплейсами – як відомими, так і нішевими;
• інтеграція з популярними банками України: monobank, Ощадбанк, Raiffeisen Bank, Абанк, ПУМБ тощо;
• зручний режим офлайн у менеджері каси та в мобільному застосунку, аби використовувати ПРРО навіть при блекаутах;
• видача електронних чеків на email, Viber, SMS – посиланням або файлом у месенджер;
• електронні та паперові чеки з персональним дизайном і багато іншого.

Кому потрібен касовий апарат у 2026 році, якщо програмні каси з легкістю виграють за рахунок своїх переваг? Вони забезпечують і роботу фіскальних функцій, і багатий та зручний функціонал.

Програмний РРО для ФОП від Checkbox працює дуже просто. Продавець додає усі товари до чеку вручну або за допомогою сканера. Далі чек відправляється на сервер ДПС, де за ним закріплюється QR-код. Надіслати чек покупцеві можна на електронну пошту, в месенджер або на смартфон через SMS. 

Для здійснення розрахункових операцій можна використовувати вебплатформу, мобільний застосунок під Android та iOS або банківський POS-термінал на Android із застосунком Checkbox. Також можна скористатися існуючими інтеграціями з системами обліку або створити власну інтеграцію за допомогою нашого API. 

Чекбокс продовжує працювати в режимі офлайн при блекауті, в той час як стандартний касовий апарат для ФОП може це робити тільки якщо у нього вбудовані акумуляторні батареї. Проста інтеграція і повна автоматизація спрощують процес реєстрації всіх розрахункових операцій.

У разі виникнення будь-яких питань ви можете замовити консультацію, користуючись контактами на сайті. Будемо раді допомогти з налаштуванням Checkbox: наші фахівці проведуть вас покроковою реєстрацією, щоб ви могли розпочати роботу з Чекбокс якомога швидше!

Висновки

То яким ФОПам не потрібен касовий апарат? РРО для ФОП – це комплексна тема, в якій потрібно враховувати багато нюансів: група ФОП, наявність тієї чи іншої категорії товарів, якими ви торгуєте, спосіб прийому оплати за покупку або надані послуги. Навіть поштові сервіси грають роль.

Кожен випадок потребує ретельного розгляду і врахування всіх деталей, інакше можна натрапити на великі штрафи від податкової. Задля точної відповіді радимо звертатися до фахових спеціалістів, які проконсультують вас конкретно з вашої ситуації.

А якщо ви вже побачили себе серед тих, кому обов’язково потрібен касовий апарат для ФОП діяльності, радимо скористатися саме ПРРО від Checkbox. Будемо раді бачити кожного підприємця!

Відповіді на інші запитання про РРО