Чи потрібна каса для кафе та ресторанів

Ви – власник ресторану, кафе чи невеликої кав’ярні, однак не знаєте, чи потрібно вам встановлювати РРО та видавати чеки гостям? Маємо для вас однозначну коротку відповідь: так, потрібно. Що про це сказано в законі, які є рішення для фіскалізації та чи можна інтегрувати програмну касу в систему обліку вашого закладу – детально розповідаємо в цій статті.

Чи потрібна каса ресторану, кафе чи кав’ярні: що каже закон

Із січня 2022 року ресторани, кафе та кав’ярні обов’язково мають використовувати в роботі РРО або ПРРО. У законі вказано, що працювати з касою та видавати чеки клієнтам мають:

• ФОП 2-4 групи;
• ФОП та юридичні особи, які працюють на загальній системі оподаткування.

Якщо ви належите до цих двох категорій, отримуєте готівку чи приймаєте оплату з платіжних карток, то обов’язково маєте фіскалізувати такі операції. Раніше ми вже розповідали в нашому блозі про підприємців, які повинні видавати чеки клієнтам, тож сьогодні не будемо детально зупинятися на цьому питанні.

Звісно, є в законі й деякі виключення. Обійтися без касового апарату можуть:

• ФОП 1 групи;
• ФОП 2-4 груп, які займаються роздрібною торгівлею в селі та не продають підакцизні товари.

Однак якщо у вас свій ресторан, кав’ярня, пекарня чи служба доставки їжі, то ваш бізнес не належить до цих категорій виключень. А значить – ви обов’язково маєте використовувати касу, коли приймаєте оплату від своїх гостей.  

Зверніть увагу: офіційний текст Закону про РРО в актуальній редакції завжди можна знайти на сайті Верховної Ради.

Чи можна ресторану, кафе чи кав’ярні обійтися без РРО

Щойно новий закон вступив у дію, серед власників ресторанів, кафе та кав’ярень ширилося обурення: тепер доведеться розбиратися із касами й чеками, та ще й витрачатися на нове обладнання. Але через деякий час бізнес поділився на дві категорії: одні підприємці розібралися з правилами та встановили каси в своїх ресторанах, інші – продовжили ігнорувати РРО. І для другої категорії бізнесменів у нашого Єнота є невтішні новини.

Із 1 жовтня 2023 року податкова знову може штрафувати порушників:

• якщо бізнес не видає чеки чи вказує в них неповну вартість товару – можливий штраф сягає 100% від суми невиданого чека;
• якщо податківці спіймають порушника вдруге – штраф може сягнути 150% від суми проданого без чека товару.

Невеличке послаблення отримали ФОП 2 та 3 групи, які знаходяться на єдиному податку й не є платниками ПДВ. Для них штрафи за роботу без видачі чеків можуть досягти:

• 25% від вартості проданого без чеку товару – за перше порушення;
• 50% – за всі наступні порушення.

Зверніть увагу: знижені штрафи діють лише в тому випадку, якщо ФОП-єдинники не торгують ювеліркою, лікарськими засобами, медичними, підакцизними та технічно складними побутовими товарами. 

Як податківці виявлятимуть порушення в ресторанах та кафе

Пошуком порушників роботи РРО займаються податкові інспектори. Перевірки податківці можуть проводити в трьох форматах:

• Фактичний – ревізори просто приходять до ресторану, роблять замовлення та розраховуються. Якщо заклад не видає чек – податківці його штрафують. Такі перевірки були призупинені з початком воєнного стану, але їх відновили з 1 серпня 2023-го й наразі вони активно набирають оберти.
• Документальний – податківці перевіряють звітність та шукають у ній порушення. Або ж спочатку знаходять порушення, а потім – перевіряють звітність. Такі перевірки уже проводять для ФОП 3 групи, а з серпня 2024-го вони чекають і на ФОП 1-2 груп.

Наприклад, підприємець відкрив кафе та приймає оплату від гостей готівкою й через POS-термінал. Але робить це без використання каси чи програмного РРО. Тобто чеки не видає. І ось до закладу зайшов ревізор, придбав каву на виніс, а чека не отримав. Дізнавшись про порушення, податківець запросить в банку виписки за весь час роботи закладу. Після чого – нарахує штраф за невикористання РРО на всю суму коштів, які підприємець отримав за цей час. Оскільки штраф складає 100%, весь грошовий прихід доведеться віддати податковій.

• За скаргою – коли на заклад, який не видає чеки клієнтам, жаліються самі гості. Якщо клієнти помічають порушення, вони можуть поставитися до цього відповідально й повідомити податкову. Скарга подається офіційно, а її статус відстежується в електронному кабінеті. Податківці обов’язково реагують на такі заяви та перевіряють заклади, на які вказують споживачі.

Як можна видавати чеки в кафе та ресторанах

Раніше єдиним рішенням для фіскалізації чеків були громіздкі касові апарати. Та Єнот має для вас гарну новину: сьогодні є програмна альтернатива таким касам. З’ясуємо разом, у чому між різниця:

• РРО, реєстратор розрахункових операцій, або ж звичайна каса – це громіздкий стаціонарний пристрій, який фіксує розрахунки з клієнтами під час продажу товарів чи надання послуг і видає друковані чеки. Його робота залежить від наявності електроенергії та інтернет-доступу.
• ПРРО, або ж програмний РРО – це цифровий аналог звичайного залізного апарату, який працює на комп’ютері, планшеті чи навіть смартфоні. Може видавати як друковані, так і електронні чеки, а також працювати в офлайн-режимі без доступу до інтернету чи електроенергії. Саме таке рішення пропонує Сheckbox для сучасних підприємців.

За законом ви можете самі обирати, якою касою користуватись: звичайною, старого зразка, чи новою програмною. Та перш ніж ви оберете для себе слушний варіант, пропонуємо розглянути переваги та недоліки обох форматів кас.

Класичні каси та їх недоліки

Факт, який радує нашого Єнота: підприємці все рідше користуються класичним РРО. Причина проста – у нього настільки багато недоліків, що в сучасних умовах роботи використовувати таке обладнання дуже незручно. Особливо, якщо йдеться про встановлення громіздкої каси в ресторані чи кав’ярні.

Ось основні причини, через які бізнес відмовляється від класичного РРО:

• Висока вартість обладнання. Стаціонарна каса коштує від 4 до 20 тис. грн. Врахуйте також разові оплати на її опломбування та введення в експлуатацію – близько 400 грн. До того ж такі каси мають строк служби, після закінчення якого апарат необхідно замінити. За законом стандартний термін експлуатації становить сім років, але не більше дев’яти років із дати випуску каси.
• Витрати на технічне обслуговування апарату. Будь-яке обладнання періодично виходить з ладу, то ж слід пам’ятати про регулярні витрати на ремонт.
• Щомісячна абонплата. Доведеться заплатити й за користування такою касою. Стандартний щомісячний платіж – близько 300 грн.
• Відсутність автоматизації процесів. Касирам необхідно вручну відкривати та закривати зміну, слідкувати за  z-звітами, вести книги обліку тощо.
• Довгий період введення в роботу нової каси. Процес встановлення, відкриття та налаштування РРО становить близько двох тижнів. Якщо вам потрібно швидко запустити додаткову касу – ця історія не для вас.
• Як працює програмний РРО для кафе та ресторанів

Як же на практиці працює така програмна каса в закладі? Розповідаємо на прикладі програмної каси checkbox:

1. офіціант створює замовлення, а система реєструє кожну страву чи напій у базі;
2. ПРРО підраховує вартість усього замовлення;
3. гість оплачує рахунок;
4. програмна каса надсилає дані про продаж на сервер податкової, де чеку присвоюється фіскальний номер, після чого генерує чек;
5. офіціант або касир друкує на принтері чек або видає його в електронному вигляді;
6. гість отримує чек та за бажання може перевірити його на сайті податкової.
7. Переваги програмної каси для закладів харчування

Програмний РРО checkbox підходить для закладів харчування будь-якого формату: ресторани, кафе, кав’ярні, пекарні, фуд-корти, фудтраки, їдальні, піцерії, кальянні, доставки їжі тощо.

Підприємці, які обрали рішення checkbox для своїх ресторанів, кафе чи кав’ярень, вже оцінили переваги нашого програмного РРО:

• Доступна інтеграція із внутрішніми системами обліку. Програмне рішення можна інтегрувати через АРІ в систему обліку ресторану, кафе чи кав’ярні.
• Не треба купувати дороге обладнання. ПРРО працює на комп’ютері, планшеті чи телефоні. А це значить – можна зекономити великі суми на придбанні каси, її заміні та обслуговуванні.
• Оновлення – безкоштовні. Програмна каса оновлюється регулярно, автоматично й головне – без додаткової плати.
• Невисока абонплата. Щомісячна плата за користування ПРРО Сheckbox становить 178,8 грн із ПДВ.
• Кількість кас на заклад не обмежена. Ви можете створювати потрібну вам кількість кас у межах одного кафе чи ресторану.
• Максимальна автоматизація розрахункових процесів. Зручний особистий кабінет, зрозуміле управління касами, наочна аналітика – все це отримують підприємці, які обирають ПРРО Сheckbox. А ще звіти до ДПС можна надсилати прямо з особистого кабінету.
• Можна не друкувати чеки, а видавати їхній електронний варіант. Наприклад, надсилати гостям у вигляді СМС-повідомлення чи на Viber.
• Можна працювати в офлайн-режимі. Відсутність мережі не завадить вам працювати, приймати гостей та проводити розрахунки. Після виходу в онлайн система автоматично направить усі сформовані чеки до податкової.

Інтеграція програмного РРО з системами обліку кафе, кав’ярень та ресторанів

Що робить ПРРО Сheckbox ідеальним рішенням для кафе, ресторанів чи кав’ярень? Звісно, можливість інтеграції в систему обліку та управління саме таких закладів. Серед них – популярні xPOS, Syrve, Barboss, Poster тощо.

Щоб інтегрувати ПРРО в систему обліку свого закладу, вам достатньо:

1. Зареєструватись на порталі checkbox.
2. Зареєструвати торгову точку, касира та касу.
3. Встановити податкові ставки – для платників ПДВ та акцизу.
4. Для реєстрації касира та підпису чеків обрати один із способів: зчитати файл ключа ЕЦП або створити хмарний ключ DepositSign.
5. Звернутися до служби підтримки вашої системи автоматизації, щоб підключити створену касу.

Процес інтеграції може дещо відрізнятися в залежності від конкретної системи автоматизації. Ми зібрали для вас список доступних для інтеграції систем та чіткі інструкції до них на нашому сайті. 

Програмна каса Сheckbox інтегрується через АРІ із 14 системами автоматизації роботи закладів громадського харчування. І їхній перелік постійно розширюється. У цілому ми маємо понад 100 готових інтеграцій із такими системами в різних сферах ведення бізнесу. Завдяки цьому наші програмні рішення суттєво полегшують та оптимізують ваші рутинні задачі.

ПРРО для легких розрахунків служби доставки

У багатьох ресторанах сьогодні діє кур’єрська доставка замовлень. І задача підприємця – організувати роботу делівері-служби не лише зручно з точки зору клієнта, а й правильно з точки зору податкової.

Кур’єр, який доставляє замовлення, в момент отримання оплати від клієнта обов’язково має видати чек. Завдяки програмному РРО прийняти безготівковий платіж та видати чек можна навіть без додаткових пристроїв: кур’єру достатньо мати при собі смартфон із підтримкою NFC. Зробити це допомагає інноваційна технологія Tap to Phone, завдяки якій вам не треба орендувати POS-термінал та платити за його обслуговування.

Щоб підключити таку технологію достатньо виконати три кроки:

1. Зареєструйтеся на порталі Checkbox, додайте торгову точку, касу та касира.
2. Оберіть банк та тип еквайрингу.
3. Дочекайтеся, коли заявка буде схвалена. Готово. Можна розпочинати роботу.

Як це працюватиме? Дуже просто:

1. Кур’єр доставляє замовлення клієнту. Щоб здійснити розрахунок, відкриває на своєму смартфоні додаток Сheckbox.
2. Клієнт прикладає картку чи гаджет до смартфона кур’єра.
3. Проходить оплата, після чого кур’єр надсилає клієнту чек в СМС-повідомленні або на Viber.
4. За таким же принципом кур’єр може приймати й готівку, надсилаючи чек клієнту в електронному вигляді.

ПРРО Сheckbox – це ефективне та зручне рішення для сучасних підприємців. Обслуговуйте гостей та розвивайте свій заклад, а ми подбаємо про надійну роботу вашої програмної каси та забезпечимо правильну фіскалізацію продажів.