Заміна ключа касира – це звична процедура, з якою зіштовхується кожен підприємець, який видає чеки. Термін дії електронного підпису закінчується і потрібно оновити ключ, щоб спокійно продовжити роботу з касою.
На щастя, в Checkbox це можна зробити легко і без нервів. У цій статті покажемо, як замінити старий ключ касира на новий, а також як перейти з файлового ключа на захищений хмарний від DepositSign, який є безкоштовним для користувачів Checkbox.
Важливо!
1. Замінюйте ключ ЕЦП касира заздалегідь – за тиждень до терміну закінчення дії старого ключа.
Так ви уникнете складнощів під час заміни та вбережете себе від простоїв у роботі, адже касир не зможе працювати та видавати чеки з простроченим ключем. Також будьте уважні: відкрити зміну ключем ЕЦП в останній день його дії неможливо.
Сповіщення про закінчення терміну дії поточного ключа:
- приходять на пошту вашої організації за місяць, тиждень і кожні три дні до дати завершення;
- додатково відображаються на порталі Checkbox у розділі «Касири», а також у X- та Z-звітах.
Будь ласка, регулярно перевіряйте вашу пошту, портал і звіти, щоб не проґавити момент.
2. Заміну ключа касира виконуйте тільки при закритій зміні.
Спочатку виконайте необхідні налаштування, й лише потім відкривайте зміну касира з оновленим ключем, аби уникнути помилок та збоїв. Якщо у вас декілька кас, інші можуть без проблем при цьому працювати.
Заміна старого ключа касира на новий файловий КЕП
Отже, ви отримали новий ключ у вашому АЦСК (КНЕДП) і вам треба замінити старий ключ діючого касира на новий. Послідовність дій наступна:
1. Синхронізуйте дані з ДПС
Зайдіть в особистий кабінет Checkbox, перейдіть у розділ «Касири» та натисніть на кнопку «Синхронізувати дані з ДПС» вгорі сторінки. Це потрібно для того, щоб підтягнути актуальні дані з податкової до Checkbox.
Виконайте прості дії:
- Завантажте ключ ФОПа або директора – той, яким подаєте звітність по організації.
- Введіть пароль до ключа.
- Натисніть «Зчитати».
2. Завантажте новий ключ
У розділі «Касири» біля потрібного касира натисніть на кнопку «Оновити ключ» або на трикрапку в розділі «Дії» та оберіть «Заміна ключа».
У першому вікні потрібно завантажити новий ключ касира, який буде використовуватися наступний рік чи два:
- Натискаєте “Через ключ ЕЦП” → оберіть кваліфікованого надавача вашого нового ключа (КНЕДП), тобто сервіс, в якому був створений цей новий ключ.
- Завантажте сам ключ.
- Введіть пароль від нього.
- Натисніть «Зберегти».
3. Накладіть підпис директора або ФОПа
У другому вікні потрібно накласти підпис директора або самого ФОПа. Зазвичай, якщо ФОП працює один, то потрібно вказати ключ, яким подається звітність по організації:
- Завантажте ключ за тим самим алгоритмом, заповніть необхідні поля і натисніть «Зчитати ключ».
- Після цього підтягнеться інформація про власника ключа – натисніть «Далі».
Підпис ФОПа накладається на заявку, і до ДПС відправляється форма реєстрації нового касира за новим ключем, а також форма деактивації старого ключа. Причому всі дані – логін касира, пароль і пін-код – залишаються незмінними.
4. Очікуйте підтвердження
Очікуйте до 5 хвилин та оновіть сторінку в браузері. Ось так виглядає сторінка розділу “Касири” після відправлення запитів до ДПС:
А ось так – після заміни ключа та деактивації старого:
Заміна старого файлового ключа на безкоштовний хмарний від DepositSign
Хмарний ключ від DepositSign – це зручна альтернатива файловому ключу, яка доступна безкоштовно для користувачів Checkbox. Це гарний варіант, якщо: а) ви не хочете реєструвати касира на власний ключ ЕЦП/КЕП та зберігати на особистому комп’ютері/флешці файловий ЕЦП; б) касирів декілька, і ви не хочете реєструвати кожному окремий ключ.
Розглянемо, як виконати заміну.
1. Синхронізуйте дані з ДПС
Перейдіть у розділ «Касири» та натисніть кнопку «Синхронізувати дані з ДПС», як це описано на першому кроці в попередньому розділі. Не забувайте, що на моменті, коли треба підвантажити ключ, слід обирати саме ключ ФОПа або директора, яким подається звітність по організації.
2. Створіть хмарний ключ DepositSign
Біля потрібного касира натисніть на кнопку «Оновити ключ» або трикрапку → «Заміна ключа». У вікні «Безкоштовно створити ключ DepositSign» натисніть на кнопку «Додати».
Автоматично відкриється віконце, в якому треба проробити кілька простих кроків:
- Введіть ваш номер телефона.
- Вигадайте пароль та кодове слово до нового ключа. Кодове слово вказуйте українською мовою.
- Натисніть кнопку «Продовжити».
Очікуйте, доки підпишеться запит на створення ключа DepositSign – ви побачите відповідне віконце, де треба натиснути «Продовжити».
Якщо система автоматично не підтягнула ключ ФОПа для підпису на цьому етапі, потрібно буде його зчитати вручну. Як тільки запит відправлено, ви побачите навпроти касира в розділі «Ключ ЕЦП» червоний статус «Верифікація».
Якщо статус не зміниться за кілька хвилин, оновіть сторінку.
3. Зареєструйте касира з ключем DepositSign
Як тільки верифікація пройдена, ви побачите замість «Верифікація» червоний напис «Потрібен підпис →».
Далі:
- Натисніть на кнопку «Потрібен підпис →».
- Прийміть умови DepositSign.
- Оновіть сторінку.
Тепер підпишіть запит до ДПС, аби повідомити податкову, який конкретно касир використовуватиме новий згенерований ключ від DepositSign при видачі чеків:
- Натисніть навпроти касира на кнопку «Відправити в ДПС».
- Введіть пароль до ключа DepositSign, який вигадали раніше.
- Підпишіть запит до ДПС щодо реєстрації касира, завантаживши ключ ФОПа або директора.
Статус касира змінився на такий, що «На реєстрації в ДПС». Через пару хвилин оновіть сторінку, побачите статус «Зареєстровано в ДПС». Готово! Тепер можна працювати з оновленим підписом від DepositSign.
Як замінити ключ ЕЦП касира: відео →
Найпоширеніші запитання
Для чого треба регулярно оновлювати ключ та касира? Чому не можна це зробити автоматичним?
Ми розуміємо ваше невдоволення та незручності, які виникають через потребу регулярного оновлення ключа. Однак це не забаганка сервісу Checkbox, а вимога законодавства, що ґрунтується на сучасних кібербезпекових практиках. Електронні підписи мають обмежений термін дії (1-2 роки), і після його завершення мають бути перевипущені з міркувань безпеки та захисту ваших даних у віртуальному середовищі.
Це плата за ту свободу і можливості, що дарує нам цифровий простір.
Зі свого боку наша команда робить усе можливе, щоб спростити цей процес і зробити його зрозумілим для вас. Наприклад:
- ми додали можливість використовувати хмарні monoКЕП та DepositSign в якості ключа касира;
- реалізували користування SmartID: зауважте, що ним можна тільки підписувати на порталі заявки – для касира він не підійде;
- спростили процес отримання і використання ключа DepositSign;
- заздалегідь нагадуємо користувачам про необхідність оновлення.
Дякуємо, що ставитеся до цього з розумінням 🙌
Що робити, якщо мені продовжили термін дії старого ключа, а не видали новий?
Якщо замість видачі нового ключа ваш надавач ЕЦП/КЕП поновив термін дії старого, виконайте наступні кроки:
- Меню «Касири» → трикрапка ··· біля потрібного касира → «Зупинити CheckoxПідпис на захищеному хмарному сервісі».
- Після цього так само оберіть трикрапку і тепер вже натисніть «Запустити CheckoxПідпис на захищеному хмарному сервісі».
- У вікні, що з’явиться, заповніть потрібні дані та оберіть поновлений ключ.
- Через кілька хвилин інформація про термін дії поновленого ключа з’явиться і ви зможете ним користуватися.
Будьте уважні й завжди заздалегідь оновлюйте ключ, щоб уникнути небажаних зупинок вашого бізнесу.
Видає помилку «Документ не може бути прийнятий. Платник не перебуває на обліку в ДПІ». Як бути?
Синхронізуйте дані з ДПС, підписавши запит новим ключем:
- В розділі «Касири» натисніть «Синхронізувати дані з ДПС» вгорі сторінки та виконайте потрібні кроки.
- У віконці, де треба буде підписати запит в ДПС, зробіть це новим ключем.
- Після повідомлення про успішну синхронізацію з ДПС, виконайте повторно заміну ключа касира.
Які переваги хмарного ключа DepositSign?
Хмарний ключ – це зручність у поєднанні з безпекою. Вам не потрібно зберігати файл на комп’ютері або флешці, ключ завжди доступний онлайн і зберігається на віддаленому захищеному сервері. Для користувачів Checkbox це рішення безкоштовне, що робить його ще привабливішим.
Заміна ключа касира в ПРРО Checkbox стала простішою завдяки оновленому інтерфейсу. Тепер ви можете легко оновити ключ або перейти на хмарний підпис без зайвих складнощів. Головне – не забувайте робити це за тиждень до закінчення терміну дії старого ключа, щоб уникнути проблем із фіскалізацією.
Маєте запитання? Зверніться до нашої детальної інструкції по заміні ключа ЕЦП або до нашої команди турботи – ми з радістю допоможемо!
