Які штрафи за невикористання РРО передбачені законодавством України в 2026 році

У 2026 році важливо знати, який штраф за роботу без РРО або за порушення у видачі чеків чекає на підприємців, адже 1 серпня 2025 року штрафні санкції повернулися в повному розмірі:

• 100% вартості проданих із порушеннями товарів – якщо податкова штрафує вперше;
• 150% вартості товарів, проданих без використання каси чи програмного РРО – якщо підприємець надалі порушує закон.

Тобто, можна продати новенький iPhone за 60 тисяч гривень, зробити невелику помилку в чеку і заплатити ці ж 60 тисяч податковій 🥲

У цій статті розберемо найпоширеніші штрафи, які можуть чатувати на вас, а також дамо поради, як їх уникнути.

Види порушень у контексті РРО/ПРРО

Ведення бізнесу прозоро і з використанням каси сьогодні є чи не єдиним захистом від суттєвого спустошення гаманця. З кожним роком пильність податкової посилюється все більше, а штрафні санкції – зростають. Розглянемо типові порушення й обсяги відповідальності, які очікують на тих, хто переходить межі Закону про РРО.

Штраф за роботу без РРО або продажі “повз касу”

Бізнес, який має видавати чеки, але не користується РРО чи ПРРО, заплатить штраф у розмірі:

• 100% вартості проданих із порушеннями товарів/послуг – якщо органи контролю штрафують вперше;
• 150% вартості товарів, проданих без використання класичної чи програмної каси – якщо бізнес надалі порушує закон.

Наприклад: якщо ФОП продав товарів на 5 тис. грн, і не видав чек, штраф за таке порушення складе 5 тис. грн. Якщо ж підприємець так і не встановив РРО чи ПРРО й продав без чека товар на 10 тис. грн, штраф складе вже 15 тис. грн.

Така ж сума штрафу очікує і на тих хитрунів, які встановили собі касу, але проводять оплати повз неї, адже сам факт наявності каси ні від чого не захищає.

Штраф за невидачу фіскального чека

Невидача фіскального чека штрафується так само, як і відсутність РРО/ПРРО: 100% вартості товару/послуги, якщо це перший раз, і 150% вартості – за кожен наступний.

Важливий нюанс: фіскальний чек необов’язково друкувати. І саме тут програмні РРО мають явну перевагу над класичними касами, які не можуть працювати без паперової стрічки.

Достатньо показати готовий чек покупцеві на екрані – після оплати в магазині, кав’ярні чи іншій фізичній точці. Або ж надіслати електронний чек на email, у Viber чи SMS – як буде зручно.

Цього досить, аби виконати вимогу закону, зберегти гроші й не мати зайвих проблем із органами контролю.

Штраф за використання РРО, у якого сплив термін дії

Каси, в яких термін використання добіг кінця, вже не вважаються РРО. Тому підприємці, які використовують таке обладнання, заплатять штраф за відсутність реєстратора:

• 100% вартості проданих товарів або наданих послуг із використанням “протермінованого” РРО – на перше порушення;
• 150% вартості товарів – за кожне наступне.

Та на цьому покарання не закінчуються. Додатково доведеться заплатити ще й адміністративне стягнення:

• тому, хто здійснював розрахунок “простроченим” РРО – в сумі від 34 до 85 грн при першому порушенні (2-5 НМДГ), та від 85 до 170 – при повторному (5-10 НМДГ);
• посадовим особам – від 85 до 170 грн при першому порушенні (5-10 НМДГ), та від 170 до 340 грн – при повторному (10-20 НМДГ).

У звичайних кас, або РРО, є чітко встановлений термін служби. Визначає його виробник. Це той період, протягом якого обладнання правильно працюватиме та зберігатиме інформацію в пам’яті. Якщо виробник не зазначив граничний термін експлуатації, то користуватися таким обладнанням можна протягом семи років, але не довше дев’яти років з дати його виробництва.

Як вберегти себе від такої кількості штрафів? Дуже просто – користуйтеся програмним РРО Checkbox, який допоможе вам:

• забути про обов’язкові перевірки обладнання, адже це програма, і вона оновлюється автоматично;
• запобігти штрафам за неподання інформації з РРО в електронному вигляді та покаранням за використання протермінованого обладнання;
• зекономити понад 15 000 грн на регулярному обслуговуванні звичайної каси та її заміні;
• автоматизувати видачу чеків за допомогою інтеграції з внутрішніми системами;
• отримати доступ до наочної аналітики;
• видавати чеки з будь-якого девайса: ноутбука, планшета, смартфона тощо.

Штрафи за неподання звітності з РРО

510 гривень (30 НМДГ) мають сплатити підприємці, які не звітують про використання книги обліку розрахункових операцій (КОРО) або про видані протягом дня чеки (фіскальний звітний чек або Z-звіт).

Втім, вимоги щодо КОРО стосуються лише власників класичних (апаратних) кас.

Підприємці, які працюють із ПРРО, мають тут очевидну перевагу. КОРО їм використовувати не потрібно, а Z-звіт програмна каса формує автоматично після закриття зміни та самостійно передає до податкової.

Неправильна форма чека або помилки в реквізитах

Фінансова відповідальність бізнесу складає 100% вартості проданих товарів або наданих послуг за перше порушення і 150% вартості товарів/послуг – за кожне наступне, якщо:

• чек видано за старою формою (була чинна до 1 березня 2025 року);
• використана нова форма чека, але з помилками в реквізитах або якщо відсутній хоча б один обов’язковий реквізит.

В кожному із цих сценаріїв бізнес отримує штраф за невидачу фіскального чека, оскільки органи контролю прирівнюють це до його відсутності – тому і санкції такі самі.

Втім, якщо використовуєте надійний ПРРО і дотримуєтеся правил касової дисципліни, помилки в чеках для вас нестрашні.

Який вигляд має коректний фіскальний чек з усіма реквізитами? Показуємо і пояснюємо в нашій статті про нову форму чека. Запрошуємо до перегляду!

Видача чека, в якому відсутні штрихкод і код УКТ ЗЕД при продажі підакцизних товарів

5100 грн (300 НМДГ) повинен буде сплатити підприємець, якщо продасть акцизний товар і видасть чек, в якому відсутні штрихкод марки акцизного податку і код товарної підкатегорії УКТ ЗЕД.

Податківці завжди особливо прискіпливо пильнують продаж подібної продукції, тому і стягнення досить високі. Уявіть, що ви пробили баночку хмільного з помилками, і тепер маєте сплатити п’ять тисяч – в десятки разів більше, ніж штраф за невибитий чек 🫤

Тому при продажі підакцизних товарів код УКТ ЗЕД і штрихкод – це найважливіші реквізити, які мають бути в чеку.

Приймання готівки на суму більше 50 000 грн від фізособи

Якщо в чеку покупця – фізичної особи – сума, що перевищує 50 000 грн і покупець сплатив усю суму готівкою – це порушення, за яке доведеться сплатити 1700-3400 грн (100-200 НМДГ) на перший раз, а за кожне повторення – 8500-17000 грн (500-1000 НМДГ).

Діє дане обмеження лише в межах однієї особи та в межах одного дня і лише при розрахунках готівкою: на карткові платежі це не поширюється. Тобто, розрахувати 5 різних клієнтів на день, де кожний заплатив по 50 000 грн купюрами – цілком безпечно.

До речі, видача покупцеві готівки “на здачу” сумою понад 50 000 грн теж є порушенням.

Найкращий спосіб уникнути порушення – прийняти оплату саме у форматі картки або запропонувати змішаний платіж: частина – готівкою (до 50 000 грн), решта – карткою.

Приймання готівки на 10 000 грн і більше від юрособи

Фінансові санкції за приймання готівки від юридичної особи на суму 10 000+ гривень:

• на перший раз – 1700-3400 грн (100-200 НМДГ);
• за кожний повтор – 8500-17000 грн (500-1000 НМДГ).

Випадок аналогічний розділу вище, тільки дозволена сума в 5 разів менша.

Детальніше про обмеження в прийманні готівки від фізособи та юрособи читайте в Положенні №148 про ведення касових операцій у нацвалюті.

POS-термінал відсутній на торговій точці

ФОП і посадові особи юридичної особи мають сплатити 1700-3400 грн (100-200 НМДГ), а за повтор протягом року – 8500-17000 грн (500-1000 НМДГ), якщо на їхній фізичній точці продажу відсутній термінал для приймання карток.

До посадових осіб у такому випадку належать працівники, які приймають управлінські рішення або відповідають за організацію та господарську діяльність компанії. Це керівники, директори, головні бухгалтери, керівники підрозділів та інші співробітники, що мають адміністративні повноваження.

З 1 січня 2025 року торговці окремих категорій незалежно від розміру населеного пункту мають надавати покупцям можливість сплатити карткою, а отже – використовувати POS-термінал (відповідно до постанови КМУ №894). На щастя, термінали доступні в кількох форматах – кожен підбере собі той, що найбільш відповідає його вподобанням і гаманцю.

Переважній більшості підприємців треба видавати чеки під час використання даних девайсів – врахуйте це, щоб оминути штраф за невикористання РРО.

Маєте фізичну точку для продажів? Не ігноруйте ці ризики.

Несвоєчасне або не в повній сумі оприбуткування готівки, що надійшла до каси

На ФОП і посадових осіб юрособи очікує штраф 1700-3400 грн (100-200 НМДГ), а за повтор протягом року – 8500-17000 грн (500-1000 НМДГ), якщо готівкові надходження в касу обліковуються (вносяться) несвоєчасно.

На штраф себе наражають і ті хитрі підприємці, котрі вирішили внести касову готівку на неповну суму: наприклад, розрахунок на 10 000 грн, а вони поклали в касу всього 8000.

Оприбуткування готівки – це коли бізнес фіксує всю отриману готівку в обліку. Тобто, кожна гривня, яка надійшла в касу, має бути відображена в офіційному документі – у випадку з ПРРО ним є Z-звіт, який формується автоматично наприкінці зміни.

Просте правило: отримали готівку за товар/послугу – одразу видали фіскальний чек. Ніяких “повз касу” або “частину собі в кишеню”.

Відсутність документів, які підтверджують помилково проведену суму через касу

Фінансове стягнення складе 1020 грн за перше порушення і 2040 грн за кожне наступне протягом року, якщо у вас немає документів, які підтверджують скасування помилково проведеної через РРО суми (якщо таке було).

Ви запитаєте: “А що, при неправильній сумі в чеку недостатньо просто створити новий?”. Річ у тім, що неправильно пробитий чек все одно фіскалізовано, тобто його вже побачила податкова. Щоб його скасувати, потрібно окремо повідомити про це органи контролю, в чому і допомагає акт про помилково проведену через РРО суму.

Такі документи відносяться до первинних і мають зберігатися певний проміжок часу. Порушення термінів їхнього зберігання – причина штрафу. Детальніше про терміни можна дізнатися зі статті 44 Податкового кодексу України.

Несвоєчасне закриття зміни

Для касирів передбачене стягнення 34-85 грн на перший раз (2-5 НМДГ), а за повтор протягом року – 85-170 грн (5-10 НМДГ). Для керівників: 85-170 грн (5-10 НМДГ) і за повторення протягом року – 170-340 грн (10-20 НМДГ).

Касова зміна може бути відкрита не більше 24-х годин підряд, але Z-звіт потрібно формувати і надсилати в податкову до опівночі вашого робочого дня (до 24:00). Під робочими тут маємо на увазі ті дні, коли ви відкривали касову зміну.

При цьому радимо не відкривати зміну, якщо у вас немає продажів. Закриття зміни без доходу – це сигнал органам контролю: щось тут не те. А їхній візит вам зовсім не потрібен.

Якщо ви користуєтеся ПРРО Checkbox, налаштуйте автозакриття зміни, а в мобільному застосунку Checkbox – увімкніть нагадування про перевірку її закриття. Це допоможе зменшити ризики штрафів та зберегти ваш спокій.

Що робити, аби не нарватися на штрафи?

Перевірте, чи належите ви до категорії, якій треба видавати фіскальні чеки, і якщо так – під’єднайте програмну касу. Саме програмний аналог РРО може автоматизувати касову рутину і зекономити вам масу часу та нервів.

Далі головне дотримуватися касової дисципліни:

1. Не проводьте повз касу оплати, які потребують видачі чека. Наявність самого РРО/ПРРО ні від чого не захищає.
2. Чесно обліковуйте доходи – не проводьте оплати на неповну суму.
3. Будьте уважні щодо наявності усіх обов’язкових реквізитів у чеку, особливо якщо торгуєте підакцизними товарами.
4. Забезпечте можливість сплатити карткою через термінал, якщо продаєте на фізичній точці й не підпадаєте під категорії, які можуть його не використовувати.
5. Не перевищуйте встановлених лімітів на готівку.
6. Налаштуйте автозакриття касової зміни або уважно стежте за її вчасним закриттям.

Пробили хибний чек? Сформуйте чек повернення. А якщо пробитий чек був на суму понад 100 грн, доповніть його ще й актом повернення.

Також важливо проводити інструктаж для нових касирів, які можуть не знати усіх тонкощів касової дисципліни й зробити помилку. А при виникненні запитань зв’язуйтеся з фахівцями: командою підтримки обраного ПРРО або податковими консультантами чи бухгалтерами, яким ви довіряєте.

Штраф за невибитий чек та інші порушення загрожують не тільки вашому гаманцю. Бізнес потрапляє під приціл органів контролю та отримує додаткові перевірки, зайву паперову роботу й непотрібний стрес, якого сьогодні й без того вистачає.

Тому системність і порядок у касовій дисципліні – це надійний спосіб уникнути непотрібних ризиків і витрат.

Як воєнний стан впливає на умови застосування РРО

Закон про обов’язкове застосування підприємцями РРО чи ПРРО набрав чинності ще 1 січня 2022-го. Однак із початком війни уряд скасував штрафи за порушення РРО під час воєнного стану, а саме – за невстановлення каси та її невикористання. Таке послаблення діяло до 1 жовтня 2023-го, а з 1 серпня 2025-го штрафи відновились у повному розмірі.

Та поки що податківці не будуть накладати штрафні санкції на тих підприємців, які знаходяться на постраждалих від війни територіях: окупованих та тих, де проходять активні бойові дії. Втім, ця умова не діє, якщо торговці продають підакцизні товари.

Перелік таких територій регулярно оновлюється, а визначає його Мінрозвитку в кооперації з іншими установами.

Які штрафи за роботу без РРО можна отримати

* “піратське” – таке, що містить зміни, непередбачені конструкцією або розробниками.

FAQ: питання, які часто задають