РРО і ПРРО — різниця між ними розміром із прірву: один варіант коштує приблизно 15 000 гривень за екземпляр, потребує кілометри нервів та безліч знань і бюрократичних папірців, тоді як другий можна запустити за 0 грн хоч на смартфоні і вже за 15 хвилин видати покупцеві стильний чек. Непогано, як для всього однієї літери у назві?
Але на чиїй стороні перевага: програми, яка запускається на будь-якому пристрої, чи класичного апарату з кнопками? Розповідаємо, як зробити правильний вибір і легко вести свій бізнес.
Читайте також:
Що таке РРО/ПРРО та яким ФОПам потрібен касовий апарат у 2026 році?
Різниця між РРО та ПРРО
Етапи реєстрації
РРО потребує доставлення, реєстрації, опломбування і заключення договору з обслуговуючою компанією. Ця процедура займає в середньому 7-10 днів; тривалість залежить і від географічної віддаленості бізнесу: чим далі в “глибинку”, тим довше доведеться чекати.
При цьому зареєструвати програмний РРО можна не встаючи з місця – онлайн в межах одного робочого дня. Спочатку отримуєте кваліфікований електронний підпис (КЕП), якщо досі не маєте. Далі на сайті ДПС реєструєте себе, а також:
- Торгову точку, заповнюючи форму 20-ОПП.
- ПРРО за формою 1-ПРРО.
- Касира за формою 5-ПРРО.
Як тільки ці етапи пройдені, можете видавати фіскальні чеки.
Різниця між РРО та ПРРО у вартості придбання
Класичні каси – недешеве задоволення, так як вартість однієї становить близько 15 тис. грн. Врахуйте, що за оновлення прошивки, приїзд майстра, опломбування каси треба окремо лізти в кишеню. В ПРРО все простіше: підключення, супровід команди підтримки та оновлення повністю безоплатні, а вартість щомісячної абонплати зазвичай дорівнює кільком горняткам кави.
Відмінність у касових чеках
У ПРРО чек можна адаптувати під свій бізнес. Закон це дозволяє: головне, щоб у документі були всі обов’язкові реквізити. Завдяки цьому чек перестає бути просто формальністю й починає працювати на бренд: з логотипом, зрозумілими повідомленнями чи додатковою інформацією для клієнта.
Ще один аргумент у питанні “РРО чи ПРРО – що краще?” – формат чека. ПРРО дозволяє видавати електронні чеки: можна показати їх на екрані, надіслати клієнту на email або надати посилання в SMS чи месенджер.
І, нарешті, про стрічку. Класичні РРО повністю залежать від касової стрічки: закінчився папір – каса не працює, бізнес не отримує гроші. ПРРО ж легко обходиться без паперу: чеки можна видавати електронно, поки в принтері не замінять стрічку.
Можливість роботи в офлайн режимі
Робота без світла та інтернету має певну різницю в РРО і ПРРО:
- залізна каса працюватиме на акумуляторі, а крім того її режим роботи під час блекауту ніяк не зміниться;
- програмні аналоги також працюватимуть від акумулятора пристрою, а якщо зник інтернет – автоматично перейдуть в офлайн-режим.
Для касира, який працює з ПРРО в офлайн-режимі внаслідок зникнення інтернету, візуально нічого не зміниться. Але під капотом все ж зміни будуть.
Якщо відсутнє мережеве з’єднання з серверами ДПС, фіскальні чеки будуть генеруватися за рахунок заздалегідь отриманих 2000 фіскальних номерів – цього більш, ніж достатньо під час блекаутів. Як тільки відновиться зв’язок із фіскальним сервером податкової, ці чеки будуть автоматично відправлені в ДПС.
Також важливо пам’ятати, що тривалість роботи в режимі офлайн обмежена 36 годинами підряд, але не більше 168 годин сумарно за один календарний місяць.
Десятки тисяч бізнесів, які вже з Checkbox, не переживають за вимкнення світла і продовжують радувати своїх клієнтів покупками та фіскальними чеками. Доєднуйтеся до них і ви 🙌
Можливість інтеграції з іншими сервісами
В питаннях інтеграції ПРРО краще за РРО по всім параметрам. Класичні каси зазвичай працюють лише з фізичним обладнанням: платіжні термінали, ваги, принтери. Їхні можливості обмежені апаратною частиною, а будь-які розширення функціональності потребують додаткових витрат і втручання провайдера, що дуже незручно.
ПРРО, натомість, є програмним рішенням, код якого розробники можуть легко змінювати й таким чином під’єднати касу до інших сервісів. Це дозволяє автоматизувати продажі, облік і фіскалізацію, а клієнтам – отримувати електронні чеки, які не загубиш.
Серед сервісів, які зазвичай поєднують із ПРРО:
- платіжні сервіси – для приймання карток у закладі та в інтернеті;
- Нова пошта й Укрпошта – для онлайн-торговців, які відправляють покупки поштою;
- CRM-системи – для управління клієнтами, замовленнями та продажами;
- облікові системи – для ведення товарного обліку, продажів і фінансової звітності;
- CMS-системи – для керування продажами через інтернет-магазини;
До переліку можна додати ERP-системи – слугують для комплексного управління бізнес-процесами, фінансами та ресурсами компанії, а також фронт-системи, які використовують касири для швидкого й зручного обслуговування клієнтів.
РРО чи ПРРО – що краще?
Для кращої наочності порівняємо класичні касові апарати з програмною касою від нашої компанії Checkbox.
* серед додаткових функцій ПРРО: генерування касової звітності (звіти за чеками, товарами, акцизами, робочими змінами та фінансами), є архів чеків, аналітика з кожної каси, тестовий режим для навчання та перевірки функціоналу, доступний простий облік тощо.
Які штрафи за роботу без РРО чекають на порушників?
Підприємці, які порушують закон про використання РРО/ПРРО, можуть очікувати наступних наслідків.
| Вид порушення | Розмір штрафу |
|---|---|
| Відсутність РРО/ПРРО (продаж “повз касу”) | 100% вартості товару/послуги, якщо це перший раз, і 150% вартості – за кожен наступний |
| Невидача чека | 100% вартості товару/послуги, якщо це перший раз, і 150% вартості – за кожен наступний |
| Відсутність хоча б одного обов’язкового реквізиту в чеку або помилки в реквізитах | 100% вартості товару/послуги, якщо це перший раз, і 150% вартості – за кожен наступний |
| Видача чека, в якому відсутні штрихкод і код УКТ ЗЕД при продажі підакцизних товарів | 5100 грн |
| Використання неліцензійного, “піратського” РРО/ПРРО | 5100-8500 грн |
| Відсутність POS-термінала на фізичній точці | Для ФОП і посадових осіб юрособи: 1700-3400 грн, а за повтор протягом року – 8500-17000 грн |
| Несвоєчасне закриття зміни | Для касирів: 34-85 грн на перший раз, а за повтор протягом року – 85-170 грн. Для керівників: 85-170 грн і за повторення протягом року – 170-340 грн |
| Несвоєчасне створення Z-звітів | Для касирів: 34-85 грн на перший раз, а за повтор протягом року – 85-170 грн. Для керівників: 85-170 грн і за повторення протягом року – 170-340 грн |
| Несвоєчасне або не в повній сумі оприбуткування готівки, що надійшла до каси | Для ФОП і посадових осіб юрособи: 1700-3400 грн, а за повтор протягом року – 8500-17000 грн |
| Бізнес приймає готівкову оплату від фізособи на суму 50 000 грн і більше (на день) | На перший раз: 1700-3400 грн, за повторне – 8500-17000 грн |
| Бізнес приймає готівкову оплату від юрособи на суму 10 000 грн і більше (на день) | На перший раз: 1700-3400 грн, за повторне – 8500-17000 грн |
Детально ознайомитися зі штрафами допоможе розділ V Закону України “Про застосування РРО/ПРРО”, а також Кодекс України про адміністративні правопорушення (КпАП). Якщо ж вас цікавить, як має виглядати коректний фіскальний чек з усіма реквізитами – завітайте до статті про нову форму чека.
Висновки
Підсумовуючи, різниця між РРО та ПРРО достатньо разюча, і перевага однозначно за програмним аналогом. Класичні каси дуже важко адаптувати під потреби бізнесу, вони потребують багато часу та грошей і щороку втрачають свої позиції серед бізнесів. Крім цього, вони складніші, а отже ризик отримати штраф із ними вищий.
Натомість ПРРО відкриває більше можливостей: спрощує роботу, бере на себе рутину, легко взаємодіє зі сторонніми сервісами та зрештою економить кошти й нерви.
Шукаєте надійну та зручну цифрову касу? Зверніть увагу на Checkbox – ПРРО №1 в Україні, який має простий та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, круту команду турботи, яка щодня готова вам допомогти, а також під’єднується до 200+ бізнес-систем у пару кліків. Працюйте прозоро, швидко та без зайвих витрат незалежно від розміру вашого бізнесу.
Питання, що часто задають
Обмежень на кількість чеків в ПРРО немає, якщо ви працюєте в онлайн-режимі – зі стабільним інтернет-з’єднанням, яке забезпечує зв’язок із сервером ДПС.
У разі роботи без доступу до інтернету, підприємцю доступний офлайн-режим із запасом у 2000 фіскальних кодів для створення та фіскалізації чеків, який має тривати не довше 36 годин підряд і не більше 168 годин на місяць сумарно.
Для всіх категорій підприємців – незалежно від групи ФОП – у нас діє єдина ціна 249 грн/міс. Підключення та перший місяць користування касою Checkbox – безплатно. Усі оновлення, створення додаткового функціоналу та допомогу від команди турботи ви отримуєте також без жодних витрат.
Перший місяць ви можете користуватися касою Checkbox безоплатно, і цього періоду зазвичай достатньо, щоб протестувати й перевірити роботу каси з вашими бізнес-системами та визначитися: чи підходять вам можливості Checkbox і чи хочете ви надалі продовжувати користуватися продуктом.
Також у Checkbox завжди доступна тестова каса, на якій ви можете потренуватися, перевірити роботу функціоналу, навчити нових касирів, освіжити пам’ять щодо роботи з тією чи іншою функцією тощо.
Підключити Checkbox і зареєструвати ПРРО в ДПС можна онлайн менш ніж за годину як на сайті податкової, так і в особистому кабінеті Checkbox. Достатньо:
- Отримати КЕП в одному з акредитованих центрів. Без нього неможливо працювати з жодним програмним РРО.
- Зареєструвати торгову точку або об’єкт надання послуг, подавши в ДПС заповнену форму 20-ОПП.
- Зареєструвати ПРРО, подавши форму 1-ПРРО.
- Зареєструвати касира, подавши форму 5-ПРРО.
Як тільки податкова прийме ці документи, ви зможете видавати чеки з Checkbox і працювати прозоро, підтримуючи Україну податками та захищаючи права ваших покупців 💪
Читайте також:
Стаття “Як зареєструвати ПРРО?”.
