Дорогі та неефективні касові апарати поступово відходять у минуле. Нині настає час програмних реєстраторів касових операцій, що набагато зручніше для підприємців.
Що ж являє собою програмний реєстратор розрахункових операцій (РРО)? Це програмно-технічний комплекс, який необхідний для реєстрації розрахункових операцій при продажу товарів і послуг. Також ця система виконує фіскальні функції.
Простіше кажучи, це програма, яка встановлюється на пристрій і виконує дві головні функції:
- передачу інформації до сервера ДПС. Дані відправляються після кожної операції з банківською картою або прийому готівки;
- збереження інформації у внутрішній пам’яті пристрою-носія.
Програма встановлюється на комп’ютер або смартфон, а також на інші пристрої, які придатні для цього. Але є й інші варіанти.
Сьогодні можна виділити два види прро. У першому виді – це просто окрема програма, яка встановлюється на комп’ютер або інший пристрій. Воно може бути безкоштовне (від ДПС) і платне – від приватних розробників. Треба відзначити, що в другому випадку програма буде мати більший функціонал, ніж у безкоштовній версії.
Прро може продаватися разом з пристроєм носієм. Підприємець платить і за сам пристрій, і за програму. За зовнішнім виглядом пристрій може нагадувати звичайний касовий апарат. Однак насправді його функціонал куди на порядок вище звичайного РРО.
Переваги та недоліки програмного РРО
У програмних РРО є ряд переваг. Одне з головних плюсів – відпадає необхідність друкувати та зберігати звіти, яка була з класичними касовими апаратами. Контролювати та закривати зміни на місцях з програмним РРО більше не треба. З’являється можливість закривати зміни дистанційно. Швидкість підключення нової каси значно збільшується. Якщо раніше для цього потрібна була цілий тиждень, то зараз достатньо буде однієї години. Також до важливих переваг можна віднести прискорений пошук чеків при повернень.
Але при переході на систему програмного РРО є і певні ризики. Програмна система, з одного боку, значно спрощує всі процеси. Але з іншого боку, вона не застрахована від збоїв. Якщо в системі виникають будь-які несправності, відбувається простий кас. Також якщо раптом виникнуть проблеми в системі, існує ризик втратити базу даних по чеках. Фахівці підкреслюють ще один момент: коли чеки зберігаються в єдиній базі даних, доступ до них мають безліч співробітників. Присутній ризик, що хтось із недобросовісних співробітників продасть цю інформацію конкурентам компанії.
Програмне РРО виробляють різні компанії, пропонуючи для своїх клієнтів ті чи інші функції та умови. Один з кращих програмних РРО для бізнесу – це Checkbox. Це програмне забезпечення має багато корисних функцій і оптимальну вартість за своє використання. Клієнт checkbox щомісяця платить лише 178,8 гривень за одну касу. При цьому встановлення системи відбувається безплатно, безкоштовним буде і перший місяць використання. Компанія checkbox цінує своїх клієнтів, і тому пропонує оптимальні умови для них.
Програмне РРО від checkbox підійде для різних видів бізнесу. Це програмне забезпечення може бути використане для малого бізнесу. РРО checkbox може працювати без інтеграцій, якщо підприємцю так зручно. Видавати чеки можна буде через сайт, банківський термінал або смартфон. З допомогою checkbox можна створювати чеки в зручних мобільних додатках, за допомогою веб-сторінок або чат-ботів.
Програмне РРО від checkbox – хороший вибір для власників інтернет-магазинів. Програма дозволяє інтегруватися з онлайн-касою через API.
Чекбокс підійде і для роздрібної торгівлі. Програма буде хорошим інструментом як для середнього, так і для великого бізнесу. Checkbox забезпечить швидку інтеграцію з фронт-системою, що дасть можливість здійснити безшовний перехід на програмне РРО. Більше не потрібно буде витрачати гроші на підтримку касових апаратів.
Чим відрізняється програмне РРО checkbox від класичних касових автоматів, і чому варто переходити на checkbox? Це набагато економічніше і дешевше. Традиційні пристрої РРО досить дорогі, а час від часу їх потрібно оновлювати. З програмним РРО обладнання купувати не потрібно, отже, заощаджується чимало грошей. Операційні витрати на програмне забезпечення checkbox становить всього лише 178,8 гривень. Витрачати на сервісне обслуговування класичних РРО потрібно більше.
Використання традиційних касових апаратів вимагає ведення облікової книги, складання звітів. Потрібно вручну відкривати та закривати зміни. З програмним РРО відкривати та закривати зміни можна дистанційно. Касами стає управляти куди зручніше, checkbox можна легко інтегрувати з різними системами.
Можливість інтеграції з різними CRM системами
Сервіс checkbox дозволяє інтегруватися з різними системами, що значно спрощує роботу бізнесу. Checkbox можна інтегрувати з системами автоматизації, з CRM – системами, а також з платіжними модулями для CMS.
Програма підійде для самих різних видів бізнесу. Її можна використовувати для ресторанів, готелів, спортивних клубів, медичних центрів.
Здійснюється інтеграція в особистому кабінеті. Для цього потрібно вказати дані ФОП або юридичної особи, відомості про касу, касира та системі оподаткування. Якщо у підприємця раптом виникають якісь труднощі з процесом інтеграції, він завжди може звернутися в технічну підтримку компанії.
Як встановити та зареєструвати програмний РРО
Щоб програмний РРО почав працювати, його потрібно зареєструвати. Для цього необхідно отримати кваліфіковану електронний підпис.
Отримати КЕП найпростішим способом можна через Приват24. Зробити це можна через особистий кабінет. Також можна отримати КЕП через податкову. Для цього потрібно написати заяву з проханням надати дані про кваліфікований сертифікат відкритого ключа.
Потім потрібно подати заяву про реєстрацію програмного РРО по першій формі ПРРО. Протягом доби або наступного дня від ДПС прийде відповідь. При реєстрації бізнесу надається фіскальний номер. Перш ніж починати працювати, програмний РРО потрібно запрограмувати. Тобто, в нього необхідно внести назву продукції та ціни на неї.
