Ответы на частые вопросы

Перед тем, как задать новый вопрос, пожалуйста, проверьте, есть ли ответ на него.

Как начать работать с программной кассой

Шаг 1. Зарегистрируйтесь на портале checkbox.

Пройдите легкую регистрацию.
При регистрации Торговой точки (форма 20-ОПП), кассы (форма 1-ПРРО) и кассира (форма 5-ПРРО), все данные автоматически отправляются в налоговую.

Шаг 2. Зарегистрируйте торговую точку.

Этот шаг необязателен, если вы раньше регистрировали торговые точки в налоговой и хотите добавить программную кассу в существующую точку.

Шаг 3. Зарегистрируйте программну кассу в меню "Касcы".
Шаг 4. Получите электронную подпись кассиров или печати компании.

Они необходимы для регистрации кассиров. Если печати предприятия или ЭЦП кассиров еще нет, получите их в одном из АЦСК.
Как бесплатно получить ключ ЭЦП

Шаг 5. Зарегистрируйте кассиров в меню Кассиры.

При регистрации кассиров необходимо указывать сертификат их ЭЦП или сертификат электронной печати компании.

Для каждой кассы следует использовать отдельный ключ ЭЦП или отдельную электронную печать.

Шаг 6. Зависит от типа взаимодействия, которое вы выбрали:
  • выберите готовую интеграцию, если вы используете системы автоматизации, учета, CRM, CMS и т.д.
  • реализуйте взаимодействие с API, если планируете работать с программной кассой по API (больше всего подходит для интернет-магазинов)
  • установите Checkbox.Kasa на кассовый модуль – подходит для розничной торговли, если вы уже используете одну из передних систем.
  • выдавайте чеки через портал my.checkbox.ua – удобно, если у вас небольшое количество чеков в течение дня
  • установите мобильное приложение Checkbox на Android, если вы хотите выдавать чеки с мобильного устройства
Шаг 7. Установите Checkbox.Подпись или загрузите подписи кассиров или печати организации на сервер (облачный сервер) Checkbox.

Checkbox.Подпись – программа, позволяющая автоматически подписывать чеки ЭЦП. Она должна быть запущена во время работы.
Загрузив подпись кассира или печать организации на сервер Checkbox, устанавливать Checkbox. Подпись не требуется.

Шаг 8. Укажите налоговые ставки, если вы плательщик НДС или акцизного налога

Если вы плательщик единого налога, налоговые ставки не нужно указывать, это меню не будет отображаться у вас на портале.

После выполнения этих шагов программная касса готова к работе!

Кому нужен кассовый аппарат?

До 01.01.2022:
Не нужно применять РРО (ПРРО) ФЛП-единщикам 1 группы в любом случае и II-IV групп, объем дохода которых в течение календарного года не превышает 220 размеров минимальной заработной платы (в 2021 году – 1 320 000 грн) ,
кроме видов деятельности в сферах с существенными рисками уклонения от налогообложения, для которых РРО (ПРРО) уже обязательно:
— реализация технически сложных бытовых товаров, подлежащих гарантийному ремонту;
— реализация лекарственных средств, изделий медицинского назначения
— предоставление платных услуг в сфере здравоохранения;
— реализация ювелирных и бытовых изделий из драгоценных металлов, драгоценных камней, драгоценных камней органогенного образования и полудрагоценных камней

С 01.01.2022:
РРО (ПРРО) обязаны использовать все ФЛП 2-4 групп на едином налоге.

Когда нужно выдавать чек?

Когда есть факт расчетной операции: оплата платежной карточкой (на сайте или через pos-терминал), наличными, оплата и получение товара на почте.

Можно ли установить программную кассу на несколько устройств?

Да, но работать в один момент времени можно только на одном устройстве.

Нужно снимать с регистрации аппаратный РРО для использования программного РРО?

Законодательных ограничений нет – классический и программный РРО могут работать параллельно. Если же вырешили использовать только программную кассу, регистрацию обычной кассы надо отменить.

Можно при работе с прро выдавать чеки только в электронном виде?

Да, но, если клиент попросит бумажный чек, его необходимо предоставить.

Нужно делать «служебное внесение» и «служебная выдача» при использовании программной кассы?

Да

Как подтверждается факт передачи данных фискальному серверу?

Открытие изменения подтверждается получением электронной квитанции от сервера ГНС. Передача чека подтверждается получением фискального номера, который присваивается чеку сервером налоговой. Чек фактически сразу отображается на сайте ГНС.

Сколько электронных печатей для подписи чеков надо регистрировать?

С помощью одного сертификата электронной печати можно работать одновременно только на одном пРРО. В случае одновременного использования нескольких программных касс, нужно соответствующее количество зарегистрированных кассиров и сертификатов электронных печатей.

В случае отключения электроэнергии или интернета, можно продолжать работу с программной кассой?

Если пропал только интернет – пРРО переходит в оффлайн-режим и вы можете продолжить работу. Если нет света – вы можете выдавать чеки с помощью мобильного приложения checkbox.

Можно с помощью программной кассы распечатывать z-отчеты и чеки за прошлые периоды?

Да, распечатать можно, а оформить за прошлые периоды – нет.

Нужно вклеивать z-отчеты в книгу УРО и делать записи о внесении наличности?

Нет. Z-отчеты хранятся у вас на портале, и на сервере налоговой.

Когда нужно выдавать чек при заказе в интернет-магазине?

В случае оплаты картой на сайте – чек можно сформировать сразу после оплаты и прислать на электронную почту клиента. В случае оплаты при получении – чек можно сформировать после получения сигнала от почтовой службы о получении и оплате товара клиентом.

Будет ли штраф, если в конце дня не выполнить операцию «Служебная выдача»

Если «Служебная выдача» не выполнена перед закрытием смены, нужно, чтобы первой операцией перед открытием следующей смены была операция «Служебное внесение». В этом случае несоответствие сумм наличных на месте проведения расчетов не возникнет.