Гайд підприємця: 15 порад новим ФОП, які запускають свій бізнес

Мрія про власну справу надихає багатьох: сам собі бос – що може бути краще? Проте підприємницький шлях вимагає ретельного планування та наполегливої систематичної праці. 

Від фіскалізації та звітності, котрі спрощує Checkbox, до підписання договорів онлайн за допомогою Dubidoc та управління всіма бізнес-процесами в єдиному просторі Navkolo – сучасний підприємець має безліч інструментів для ефективної роботи.

З чого почати і які перші кроки зробити, щоб досягти успіху? В цій статті ми поділимося 15 порадами, які допоможуть підприємцям-початківцям зробити впевнений старт.

1. Створіть бізнес-план

Бізнес-план є ключовим документом для старту і розвитку бізнесу. Це не тільки орієнтир для підприємця, а й інструмент донесення ідеї до інвесторів, фінансових установ чи ваших партнерів. Ключові розділи:

1. Резюме. Короткий огляд бізнесу, цілей і стратегій. Пишеться останнім, але розміщується на першому місці в документі.
2. Опис бізнесу. Визначаємо проблеми, які вирішує ваш бізнес, і чому ви позиціонуєте його як успішний, підкреслюючи унікальні можливості й компетенції.
3. Аналіз ринку. Оцінюємо конкурентне середовище, включаючи цільові ринки, тенденції та потенціал зростання вашого бізнесу.
4. Організація та структура. Описуємо структуру бізнесу, стратегії управління ризиками та команду менеджерів.
5. Місія та цілі. Вказуємо місію бізнесу та встановлюємо конкретні, вимірювані, досяжні, значущі та обмежені в часі цілі (SMART-цілі).
6. Продукти або послуги. Детально описуємо, які продукти чи послуги будуть запропоновані, їхню вартість і порівняння з продуктами чи послугами конкурентів.
7. Довідкова інформація. Збираємо дані й дослідження про ринкові тенденції та фактори, що впливають на бізнес.
8. Маркетинговий план. Окреслюємо маркетингові стратегії, бюджет, аналіз конкурентів та план просування.
9. Фінансовий план. Критично важливий розділ, що окреслює бюджет бізнесу, фінансові прогнози та потреби у фінансуванні. Бажано продумати декілька сценаріїв: песимістичний, реалістичний, оптимістичний. 

Важливо розписати і бізнес-процеси, оскільки це допомагає структурувати роботу компанії, визначити відповідальних, скласти KPI працівників і надати чітке розуміння кожного етапу бізнес-діяльності. 

Шаблони для бізнес-планів на будь-який смак ви можете знайти на сайті Microsoft. Також радимо книгу “Створюємо бізнес-модель” (“Business Model Generation”) авторства Alexander Osterwalder та Yves Pigneur.

2. Ведіть офіційний бізнес

Ви маєте працювати “в білу”, аби не наражати себе на ризики і не мати проблем із законом. Ведіть свою діяльність прозоро, працюйте лише з перевіреними компаніями. Це вбереже від питань зі сторони банку/податкової та штрафів.

Плануєте торгувати? Подбайте також і про ПРРО – програмну касу для зручного прийому платежів, звітування перед податковою та автоматизації рутини. Як приємний бонус: програмний РРО підвищить статусність вашого бізнесу в очах клієнтів за рахунок великої кількості переваг – розкриваємо їх у пункті 8.

Окрім всього, оформлення бізнесу відповідно до законодавства відкриває двері до програм державної підтримки, кредитування, субсидій, грантів тощо.

Для перевірки українського бізнесу ви можете використовувати такі сервіси:

• YouControl;
• Opendatabot;
• iprop-ua.com – для пошуку торгівельних марок, якщо немає інформації на двох попередніх сервісах;
• employer-checker.u8hub.com.

3. Попіклуйтеся про джерела фінансування

Гроші живлять будь-який бізнес. Вам потрібно визначити, які фінансові потоки доступні для вас, і обрати найбільш підходящі. Це можуть бути внутрішні джерела, наприклад особисті заощадження, кредитні картки та фінанси родичів/друзів, або зовнішні, як-от: гранти, інвестиції, венчурний капітал, краудфандинг тощо. 

Часто ініціатором грантових програм виступає Міністерство економіки, а подати свою кандидатуру можна через Дію. Цілком імовірно, що одним із щасливчиків будете саме ви.

4. Оберіть банк для обслуговування

Кожен підприємець, орієнтований на прийом безготівкових платежів, повинен мати свій банківський рахунок. Для цього ви маєте відкрити окремий рахунок, причому кожна установа пропонує різні умови, тарифи та послуги. 

На які критерії варто звертати увагу при виборі банку:

1. Надійність банків. Це допоможе уникнути ризиків, пов’язаних із проблемними банками. Перевірте рейтинг стабільності банків, який щокварталу публікує Мінфін.
2. Послуги. Співставте банківські послуги в різних установах і визначте найбільш відповідні для вас. Також зверніть увагу на спеціальні програми для нових і старих клієнтів, програми лояльності тощо
3. Тарифи. Що вас має цікавити: вартість відкриття рахунку та випуску картки, щомісячна абонплата, вартість інтернет-банкінгу, наявність і масштабність торгового/інтернет-еквайрингу, комісії за платежі, за зняття-зарахування готівки, чи присутня можливість придбання/оренди POS-терміналу (якщо він потрібен вам).
4. Фізична доступність. Перегляньте розташування відділень і банкоматів, а також дізнайтеся про робочі години банків і кас, аби все було зручно для вашої діяльності.
5. Робота з іноземними валютами. Дізнайтеся, як банк реагує на надходження зарубіжних валют – доларів, євро тощо. Деякі установи можуть дуже прискіпливо ставитися до таких операцій і створювати складнощі.
6. Інтернет-банкінг та мобільні застосунки. Обов’язково ознайомтеся з відгуками користувачів щодо мобільних застосунків та здійснення банківських операцій в онлайні: чи є такі можливості, наскільки все зручно реалізовано, зрозумілість функціоналу і т. д.
7. Служба підтримки. Дізнайтеся, наскільки якісною є клієнтська підтримка. Запишіть контакти менеджерів і служби підтримки загалом, уточніть графік їхньої роботи. В критичних ситуаціях допомога може знадобитися швидко.

Після реєстрації ФОПу вами одразу зацікавляться банки й активно пропонуватимуть свої послуги. Але не поспішайте з вибором. Гарним рішенням буде проконсультуватися з фаховим бухгалтером, вашими друзями та колегами, які займаються бізнесом, і яким ви довіряєте. 

Визначитися з банком вам допоможе стаття на порталі Minfin.com.ua: “Відкрити рахунок для ФОП – порівняння тарифів банків України”.

5. Визначте, де розмістити торгову точку

Формат вашого бізнесу (офлайн чи онлайн) визначає базовий набір параметрів, на які треба звернути увагу при відкритті торгової точки.

Торгова точка для офлайн-бізнесу

Що слід враховувати підприємцю при відкритті закладу, який люди відвідуватимуть наживо:

1. Потік потенційних клієнтів. Найкращий варіант – місце з великим потоком цільової аудиторії (ЦА). Проаналізуйте психологію, болі та поведінку ваших потенційних покупців. Складіть їхній детальний портрет, зафіксуйте навіть найменші деталі – саме це допоможе визначити маршрути й тригери вашої ЦА.
2. Конкуренція. Проведіть дослідження наявних конкурентів. Занадто висока конкуренція може зменшити ваші шанси на успіх, але в деяких випадках поруч із успішними бізнесами можна досить гарно вести свою справу. Не дарма ж заклади, що користуються великим попитом, часто скупчуються в одних і тих же локаціях.
3. Транспортна доступність та паркування. Переконайтеся, що до вашої точки легко дістатися, а поблизу є зручні місця для паркування. Локація впливає і на логістику та ваш персонал: враховуйте зручність підвезення товарів, вартість і час кур’єрських доставлень, наявність пошти поблизу, зручність дороги до роботи для працівників тощо.
4. Безпекова ситуація. Якщо торгова точка стоятиме в районі, де погана криміногенна ситуація або – у випадку України – є високий ризик ведення бойових дій/обстрілів, це також негативно вплине на бізнес.
5. Інтер’єр та екстер’єр приміщення. Чи поміститься ваш асортимент або знаряддя для надання послуг всередині, яка кількість вікон та дверей, аварійні виходи, доглянутість території навколо закладу, яка ситуація з інтернет-підключенням, телефонією, подачею електроживлення, наскільки часті блекаути, чи потрібен ремонт і який?
6. Орендна плата. Вартість оренди повинна відповідати вашому бюджету і бути вигідною з урахуванням прогнозованого прибутку.

Торгова точка для онлайн-бізнесу

Підприємець, який вирішив працювати в онлайн-форматі, може обійтися без окремої локації або ж винайняти просте приміщення в якості складу – в залежності від виду бізнесу. Однак існують інші важливі аспекти:

1. Віртуальна присутність. Необхідно обзавестися професійно оформленим вебсайтом. Його дизайн і функціональність є ключовими для залучення клієнтів. Подбайте про надійний хостинг, на якому буде розміщуватися ваш сайт, інтуїтивний інтерфейс, швидкість завантаження, можливість швидкого замовлення, різноманіття способів оплати й доставлення або ж зручний запис на послугу тощо. 
2. SEO та реклама. Щоб залучити клієнтів, необхідно інвестувати в цифровий маркетинг. Важливо підняти видимість сайту за допомогою пошукової оптимізації (SEO), а також рекламних кампаній через соціальні мережі та Google Ads.
3. Координація складу / офісу / шоуруму. Для інтернет-магазину варто організувати зручний склад або партнерство з логістичними компаніями для швидкого доставлення. Також може знадобитися шоурум.

Для хостингу вам підійде український провайдер на кшталт HOSTiQ, CityHost тощо. Вони надають в оренду сервер, на якому розміщуватиметься ваш вебсайт.

Не бажаєте створювати окремий сайт або не дозволяють ресурси? Тоді можете долучитися до відповідного маркетплейсу – платформи для продажів. Найбільш відомі в Україні – Prom і Rozetka. 

Якщо ви надаєте інтелектуальні послуги і націлені на попроєктну роботу, зверніть увагу на фріланс-біржі, як-от Freelancehunt та інші.

6. Постійно аналізуйте конкурентів

Ретельний та регулярний аналіз конкурентів дозволяє оцінити інших гравців вашої ніши й зрозуміти їхні сильні та слабкі сторони, можливості та бізнес-загрози. Як проводити цей аналіз? 

1. Моніторте конкуренте поле. Складіть перелік ключових конкурентів на вашому ринку – як прямих, так і непрямих – і час від часу оновлюйте його.
2. Оцінюйте продукти/послуги конкурентів. Аналізуйте, що вони продають і як це порівнюється з вашими пропозиціями.
3. Аналізуйте їхню позицію на ринку. Відстежуйте частку ринку, сприйняття бренду та унікальну пропозицію кожного конкурента.
4. Оцінюйте маркетингові стратегії. Слідкуйте за рекламними кампаніями опонентів, контент-маркетингом, піаром та присутністю в інфополі.
5. Відслідковуйте фінансові об’єми конкурентів. За можливості переглядайте їхні фінансові звіти, річні звіти або презентації для інвесторів.
6. Моніторте відгуки клієнтів. Огляди, відгуки та опитування допоможуть бачити актуальну картину сильних та слабких сторін конкурентів.

Регулярне вивчення ваших опонентів по бізнесу допоможе з формуванням та вдосконаленням унікальної пропозиції. Головне, щоб вона вирішувала конкретну проблему клієнта / допомагала йому, а не була просто гарною обгорткою.

З аналізом конкурентів вам допоможуть:

• SimilarWeb – дозволяє аналізувати трафік на сайти конкурентів;
• Serpstat, Semrush, Ahrefs – для аналізу ключових слів та SEO;
• Datar – для отримання аналітичних даних і каталогу товарів відомих торгових майданчиків.

7. Оберіть систему обліку та автоматизації 

Тут вам допоможе Navkolo – українська платформа для автоматизації бізнесу, яка включає в себе всі найважливіші програмні рішення для підприємців малого та середнього бізнесу. Вона дозволяє повністю відмовитися від російської 1С на користь безпечного та в рази зручнішого вітчизняного аналогу.

Navkolo є цілою екосистемою продуктів, які дозволяють вести бухгалтерський та податковий облік (navkolo.бухгалтерія), здійснювати автоматизацію та облік роздрібної торгівлі в режимі офлайн (navkolo.торгівля) та онлайн (navkolo.онлайн-торгівля), а також із легкістю проводити фіскалізацію (navkolo.прро).

В залежності від вашої діяльності ви можете обрати той продукт від Navkolo, який вам найбільше підходить. Наприклад, якщо ви ФОП, який займається юриспруденцією, рієлторством або ІТ – вам потрібна лише navkolo.бухгалтерія, а якщо ви тримаєте торгову точку, буде доцільно скористатися всіма складовими екосистеми.

8. Оберіть інструмент фіскалізації

Якщо ви займаєтеся торгівлею, використовуєте різні платіжні системи для прийому оплати і т. д. – вам обов’язково потрібна каса, аби виконувати вимогу законодавства з фіскалізації.

Це може бути класична (РРО) або програмна каса (ПРРО). Найкращим вибором буде ПРРО від Checkbox, адже це сучасне рішення з низкою переваг: 

• можливість створити необмежену кількість кас;
• автоматизація рутинної звітності;
• налаштовані інтеграції з лідерами ринку, як-от: monobank, Нова Пошта, Glovo, Intertop та іншими;
• економія 10 000+ грн на кожній касі в порівнянні з класичним РРО;
• наявність електронних чеків;
• можливість кастомізувати чеки під ваш дизайн для поглиблення емоційного зв’язку з клієнтами;
• зручний офлайн режим для роботи під час блекаутів;
• найкраща команда підтримки 💜 

Крім того, ми регулярно оновлюємо свій продукт відповідно до змін у законодавстві, що гарантує відповідність ваших розрахункових процесів кожній літері закону.

Відмітимо, що не всі підприємці мають встановлювати П/РРО. А щоб дізнатися, чи потрібен він конкретно у вашому випадку, читайте статтю 👉 “Кому потрібен РРО / ПРРО у 2024 році”.

9. Подбайте про зручний сервіс підпису та обміну документами

Можливість швидко і без клопотів укласти угоду, підписати договір з клієнтом/партнером із будь-якої точки світу та з будь-якого пристрою – завдяки Dubidoc це стало реальністю.

Це український сервіс швидкого підписання та обміну документами. Простий у використанні, доступний як у вигляді вебверсії, так і на Android та iOS. Головні особливості: 

• повна відсутність реєстрації для іншої сторони підписання;
• можливість завантажити документ будь-якого формату: pdf, word, excel, скан, фото тощо;
• підписання через ЕЦП (КЕП) / SmartID / Дія;
• відправлення документа на підпис через посилання на імейл або в месенджер (Telegram, WhatsApp, Viber і т. д.);
• доступна інтеграція через API;
• безкоштовний сервіс.

Dubidoc допоможе вам підписувати договори, накладні, акти виконаних робіт, податкові документи й іншу документацію де б ви не знаходилися – легко та швидко.

10. Оберіть сервіси для таргетованої комунікації з клієнтами 

Соціальні мережі є чудовим інструментом утримання уваги на вашому продукті, але email, Viber, SMS та push розсилання дозволяють створювати персоналізовані повідомлення для клієнтів із різних когорт.

Більш таргетований підхід сприяє підвищенню лояльності та рівня залученості клієнтів і збільшує продажі. Саме тому вам слід визначитися із сервісами розсилань. Серед найпопулярніших:

• SendPulse – універсальна платформа для email, SMS, Viber та push розсилань;
• TurboSMS – український сервіс SMS та Viber розсилань для оперативного зв’язку з клієнтами;
• eSputnik – омніканальна платформа з великою кількістю каналів для комунікації з клієнтами і гнучкими налаштуваннями.

Також слідкуйте за грамотністю ваших повідомлень. У цьому вам допоможе Online Corrector, а якщо ви працюєте на англомовну аудиторію, доречним стане Grammarly. Обидва сервіси українського походження!

11. Зберіть команду

В залежності від роду діяльності команда може включати абсолютно різних спеціалістів. Не маєте відповідних знань в бухгалтерії для ведення вашого ФОПу? Тоді найперший спеціаліст, допомогою якого вам слід заручитися зі старту – бухгалтер.

Популярні сервіси для найму працівників:

• Work.ua, Robota.ua – тут можна знайти фахівців якого завгодно профілю: від продавців, водіїв і кур’єрів до бухгалтерів, маркетологів та айтішників;
• Djinni, jobs.dou.ua – платформи для пошуку роботи в ІТ. Є зручними для підприємців, які шукають розробників, маркетологів, дизайнерів, сисадмінів, кіберспеціалістів тощо;
• Freelancehunt, Weblancer, Kabanchik – біржі фрілансу, зазвичай тут наймають спеціалістів для короткотривалої співпраці.

12. Інвестуйте в себе та будуйте нові зв’язки

Отримуйте нові знання, набирайтеся досвіду та ідей, відвідуючи курси (як онлайн, так і офлайн). Розвивайте свою експертизу в усіх напрямках, пов’язаних із вашим бізнесом: продажі, рекрутинг, менеджмент, фінанси, юриспруденція, маркетинг. Цікавтеся штучним інтелектом, будьте в курсі світових новин загалом. 

Також долучайтеся до різних бізнес-подій – працюйте над отриманням нових корисних зв’язків та розвивайте комунікативні навички. 

💡 Чудово, якщо ви знайдете ментора-бізнесмена, котрий виявить ваші слабкі місця, надасть поради, буде ділитися з вами своїм багаторічним досвідом і допоможе сформувати вектор вашого зростання.

З розбудовою зв’язків вам може допомогти спільнота українських підприємців Board. Набувайте знань, проходячи курси для бізнесу від Дія.Освіта, Prometheus, а також використовуючи застосунок Blinkist або аналоги – тут зібрані ключові ідеї з книг, подкастів та від експертів.

13. Використовуйте календар підприємця

Використовуйте податковий календар підприємця, аби своєчасно відслідковувати важливі дати для подачі звітності та сплати податків, зменшуючи ризик пропуску термінів та штрафів. Такі можна знайти на сайті ДПС, Liga:Zakon тощо.

За корисною інформацією щодо ФОП підписуйтеся на телеграм-канал Михайла Смоковича, а щоби бути в курсі бухгалтерських новин – податковий блог Мар’яни Кавин.

14. Використовуйте “нечесні” переваги

“Нечесні” переваги – це унікальні навички, досвід або ресурси, якими ви володієте і які можуть допомогти вам у бізнесі. Ці переваги є нетиповими для більшості людей і їх важко відтворити.

• З дитинства гарно знаєте іноземну мову? 
• Маєте дружні стосунки з кимось з-за кордону, хто може вам продавати товари за низькою ціною? 
• Займаєтеся в одному спортзалі з власником регіонального відділення Amazon Web Services?
• Маєте багаторічний досвід у маркетингу / психології / продажах / фінансах? 

Все це є “нечесними” перевагами, які унікальні для вас і якими ви вже володієте. Це “чіт-коди”, які допоможуть зрізати кути й досягти успіху. 

Більше про цей термін ви дізнаєтеся в книзі “The Unfair Advantage. How You Already Have What It Takes to Succeed” (автори –  Ash Ali  та Hasan Kubba), котра є обов’язковою для прочитання усім підприємцям і не тільки.

15. Відпочивайте

Це не лише базова, природна потреба кожної людини, а й потенційний трамплін для нових ідей, які допоможуть у розвитку бізнесу. Саме під час відпочинку з’являються найцікавіші думки та осяяння. 

Можете почати з йоги та медитації – в цьому вам допоможуть спеціальні мобільні застосунки, які ви знайдете в App Store та Play Store. А екстракт релаксаційних практик і порад ви можете знайти у книгах із серії “Work-Life Balance”. 

Бажаємо удачі на вашому шляху підприємництва!🚀✨