Кому потрібен РРО / ПРРО у 2024 році: які підприємці зобов’язані встановити касові апарати

Реєстратори розрахункових операцій (скорочено “РРО”) є обов’язковою умовою роботи конкретних груп підприємців. Їхнє використання регулюється на законодавчому рівні, а саме Податковим кодексом. З 1 жовтня 2023 року повернулися штрафи за невикористання реєстраторів, тому питання, чи потрібен касовий апарат для ФОП, актуальне як ніколи раніше. Розбираємося з цією темою нижче.

Що таке РРО / ПРРО?

РРО – це пристрій, що реєструє розрахункові операції з продажу товарів чи надання послуг між продавцем та покупцем. Простіше кажучи, це класична залізна каса, яку ви могли бачити в багатьох магазинах, закладах харчування, АЗС тощо. Останніми роками все більшої популярності набувають саме програмні РРО – в чому секрет?  

Особливістю програмного реєстратора (ПРРО) є те, що його можна встановити на зручний для вас пристрій – комп’ютер, ноутбук, планшет, смартфон – і отримати значно більший функціонал, автоматизацію рутинних задач, а також позбутися додаткових витрат, властивих класичним РРО, серед яких: опломбування, сервісне обслуговування, заміна кожні 7 років тощо. 

Розуміння того, що таке РРО для ФОП, тісно пов’язане з терміном фіскалізація, котра полягає у сповіщенні податкової про грошові надходження в результаті отримання оплати за продані товари чи надані послуги. 

Під час розрахунку підприємець зобов’язаний видати клієнтові розрахунковий документ – фіскальний чек. При виконанні операцій через ПРРО чек підписується кваліфікованим електронним підписом (КЕП) чи печаткою і відправляється на сервер ДПС. Саме там виконується фіскалізація ФОП розрахунків, а також розрахунків інших організацій, тобто фіксування податковою грошових надходжень в ході бізнес-діяльності. 

Чек покупцеві можна роздрукувати на термопринтері, надіслати через будь-який месенджер / е-пошту або ж надати QR-код, що вестиме на сторінку з чеком. При цьому необов’язково його друкувати – усі форми надання клієнтові чеку відповідають нормам закону. 

Головна функція, яку здійснюють обидва типи реєстраторів – виконання норми законодавства з фіскалізації.

Кому треба використовувати РРО

Для кого обов’язковий РРО? Розгорнуту відповідь дає закон України про реєстратори розрахункових операцій. Відповідно до нього маємо наступний перелік тих, кому потрібен РРО у 2024 році:

• ФОП 2, 3 та 4 групи (є винятки);
• ФОП та юридичні особи на загальній системі оподаткування;
• ФОП, які отримують виручку у вигляді готівки, окрім ФОП 1 групи;
• підприємці, що займаються інтернет-торгівлею з отриманням готівки за товар через свого кур’єра або від поштового оператора;

Також РРО для ФОП треба обов’язково використовувати при низці наступних платежів:

• офлайн еквайринг – оплата проходить карткою через POS-термінал;
• еквайринг на сайті (через платіжні шлюзи LiqPay, RozetkaPay тощо);
• оплата за QR-кодом у випадку, якщо реквізити QR-коду ведуть на еквайринг;
• оплата на ключ-карту в банках без автоматичного переадресування на ваші реквізити IBAN;
• оплата за товар в кредит або через оплату частинами.

РРО може знадобитися торговцям певних категорій у населених пунктах розміром від 5 до 25 тисяч осіб. Важливою є постанова КМУ, яка визначає строки, до яких торговці мають впровадити можливості здійснення розрахунків без готівки. Відтак, з 1 січня 2025 року цю можливість повинні мати деякі підприємці в населених пунктах із населенням менше 5 тисяч осіб. 

Якщо ви підпадаєте під певні категорії з постанови, серед послуг РРО для ФОП від Checkbox є гарне рішення на цей випадок – Checkbox Еквайринг. Сервіс дозволяє приймати платежі банківськими картками і, відповідно, з легкістю виконувати норму. Здійснювати безготівкові платежі ви зможете в декілька способів:

1. Банківський POS-термінал (Android POS).
2. QR-еквайринг – через відсканування QR-коду.
3. Tap to Phone – оплата через смартфон із NFC.
4. Інтернет-еквайринг – зручна оплата в інтернеті.

Кому не потрібен касовий апарат (РРО / ПРРО)

Які винятки у використанні РРО та чи потрібен касовий апарат для ФОП 1 групи? Наступні категорії підприємців можуть не використовувати РРО:

• підприємці, які приймають банківську оплату на свій ФОП-рахунок за реквізитами IBAN;
• отримують післяплату через Укрпошту, маючи договір з Укрпоштою;
• надають послуги та отримують оплату виключно через дистанційні канали обслуговування при відсутності фактичного місця розрахунку;
• касовий апарат для ФОП 1 групи не потрібен взагалі – навіть якщо розрахунок через готівку;
• підприємці в сільській місцевості, що займаються роздрібною торгівлею, але з обов’язковим веденням ними розрахункової книги (РК) та книги обліку розрахункових операцій (КОРО). При цьому мають виконуватися наступні умови:
  • відсутність ведення торгівлі через мережу Інтернет;
  • торгівля здійснюється у приміщенні, де не продають підакцизні товари;
  • сільські або селищні ради не прийняли рішення, яке б зобов’язало використовувати РРО;
  • ліміт обороту на один структурний підрозділ – 167 мінімальних заробітних плат;

• підприємці в сільській місцевості, які надають послуги з ремонту квартир, приготування їжі, прання білизни тощо без найманих працівників (деталі в пункті 11 переліку). Обов’язковим є ведення РК та КОРО.

Чи належите ви до тих, кому не потрібен касовий апарат, якщо отримуєте оплату за реквізитами IBAN? Є виключення. Оплата за реквізитами IBAN має відбуватися через веббанкінг, банківські термінали або касу банку. У випадку оплати за реквізитами на IBAN через небанківські термінали самообслуговування використовуються транзитні рахунки, а це вже може рахуватись небанківською, розрахунковою операцією, що вимагає фіскалізації, а отже і використання РРО (ПРРО). 

Така ж логіка і з ключем-картою. Зазвичай зарахування на розрахунковий рахунок відбувається через ключ-карту через транзитні рахунки (окрім переказу в Приват24, якщо ключ-карта теж від ПриватБанку), що також зобов’язує використовувати РРО для ФОП.

Окремо зазначимо, що також не потрібен касовий апарат для ФОП в наступних випадках:

• для торгівлі продуктами власного виробництва, а також коли розрахунок виконується через касу з видачею ордера (крім тих, хто належать до групи «ризику» – про них пишемо в розділі «Штрафи РРО»);
• для продажу квитків на проїзд у транспорті, жетонів на метро, а також лотерейних квитків;
• особам, які продають продукт і мають пільговий торговий патент;
• особам, що здійснюють роздрібну торгівлю продовольчими та промисловими товарами за готівку на ринку;
• тим, хто реалізує товари в кіосках, а це газети, журнали, поштові марки, при цьому така продукція повинна займати 50% питомої ваги загального товарообігу.

Чи потрібен касовий апарат ФОП 3 групи

Відповідно до закону про застосування реєстраторів РО, фізичні особи-підприємці 3 групи загальної та спрощеної системи оподаткування також повинні використовувати програмний або класичний реєстратор. При цьому є певні виключення. РРО для ФОП 3 групи спрощеної системи не потрібно, якщо підприємці:

• отримують оплату своїх послуг на IBAN свого ФОП-рахунку;
• мають виключно дистанційний характер надання послуг (не інтернет-торгівля): послуги надаються дистанційно, оплата на реквізити IBAN без транзитних рахунків;
• підприємці приймають післяплату через Укрпошту.

Зазвичай таким вимогам задовольняють психологи, ІТ-спеціалісти тощо. Тому вони і не використовують каси.

Штрафи РРО або що буде, якщо не використовувати РРО / ПРРО?

1 жовтня 2023 року повернулися штрафи за невикористання реєстраторів – раніше ця норма була призупинена у зв’язку з початком повномасштабного вторгнення.

Для порушників, які після 1 жовтня досі не мають програмного або класичного РРО, вказують неповну вартість у чеках або взагалі їх не видають, хоча зобов’язані це робити, встановлені такі фінансові стягнення:

1. 100% від вартості товару/послуги, що було продано/надано без РРО / ПРРО – якщо це перший раз.
2. 150% вартості товару/послуги, що було продано/надано без РРО / ПРРО – за кожен наступний раз.

РРО для ФОП 2 групи та ФОП 3 групи, котрі не є платниками ПДВ та перебувають на єдиному податку, є також обов’язковим. Але за порушення їхні стягнення будуть більш низькими:

1. 25% вартості реалізованого товару або послуги – при першому зафіксованому порушенні.
2. 50% вартості усі наступні рази. 

Важливо додати, що стягнення за відсутність РРО для ФОП 2 групи та 3 групи носять пом’якшений характер лише для тих підприємців, котрі не торгують товарами з групи «ризику», до яких відносять:

• лікарські засоби;
• вироби медичного призначення;
• товари, що підпадають під акциз;
• ювелірні вироби;
• побутові пристрої, що характеризуються як технічно складні.

Є ще й низка інших штрафів, які очікують на тих, кому потрібен РРО. Мова про підприємців, які:

• не подають необхідні звіти до податкової;
• використовують каси із завершеним терміном використанням;
• не мають стрічки у касовому апараті;
• торгують товаром, який не знаходиться на обліку;
• порушують вимоги до використання класичного чи програмного РРО;
• неправильно використовують КОРО й РК;
• та інші.

При цьому податкова не штрафуватиме підприємців, які перебувають на територіях, що знаходяться під окупацією або в оточенні (блокуванні), на яких ведуться бойові дії тощо.

Детальніше про штрафи за невикористання реєстраторів радимо читати у нашій статті за посиланням або звертатися до ЗУ про РРО № 265/95–ВР. Стаття містить не лише детальні пояснення, а й стислу та корисну інфографіку.

РРО для ФОП від Checkbox

А щоб значно спростити взаємодію з реєстраторами, автоматизувати велику кількість рутинних задач та суттєво зменшити гострі кути під час ведення підприємницької діяльності, радимо використовувати ПРРО від Checkbox:

• безкоштовні оновлення та постійне розширення функціоналу;
• автоматичне формування Z-звітів та іншої документації;
• встановлення ПРРО на будь-який девайс – смартфон, планшет, ноутбук, Android-термінали, ПК;
• близько 100 інтеграцій з іншими обліковими, платіжними системами, великими українськими бізнесами;
• інтеграція з найбільшими банками України: monobank, Ощадбанк, Raiffeisen Bank, Абанк, ПУМБ тощо;
• зручний режим офлайн у менеджері каси;
• мобільний застосунок, який підтримує роботу в режимі офлайн;
• безкоштовне підключення та невисока щомісячна плата;
• автоматичне приведення роботи ПРРО відповідно до змін в законодавстві;
• електронні та паперові чеки з персональним дизайном та багато іншого.

Кому потрібен касовий апарат у 2024 році, якщо програмні каси з легкістю виграють за рахунок своїх переваг? Вони забезпечують і роботу фіскальних функцій, і багатий та зручний функціонал.

Програмний РРО для ФОП від Checkbox працює дуже просто. Продавець додає усі товари до чеку вручну або за допомогою сканера. Далі чек відправляється на сервер ДПС, де за ним закріплюється QR-код. Надіслати чек покупцеві можна на електронну пошту, в месенджер або на смартфон через SMS. 

Для здійснення розрахункових операцій можна використовувати вебплатформу, мобільний застосунок під Android та iOS або банківський POS-термінал на Android із застосунком Checkbox. Також можна скористатися існуючими інтеграціями з системами обліку або створити власну інтеграцію за допомогою нашого API. 

Чекбокс продовжує працювати в режимі офлайн при блекауті, в той час як стандартний касовий апарат для ФОП може це робити тільки якщо у нього вбудовані акумуляторні батареї. Проста інтеграція і повна автоматизація спрощують процес реєстрації всіх розрахункових операцій.

У разі виникнення будь-яких питань ви можете замовити консультацію, заповнивши заявку на сайті. Будемо раді допомогти з налаштуванням Checkbox: наші фахівці проведуть вас покроковою реєстрацією, щоб ви могли розпочати роботу з Чекбокс якомога швидше!

Висновки

То яким ФОПам не потрібен касовий апарат? РРО для ФОП – це комплексна тема, в якій потрібно враховувати багато нюансів: група ФОП, наявність тієї чи іншої категорії товарів, якими ви торгуєте, спосіб прийому оплати за покупку або надані послуги. Навіть поштові сервіси грають роль.

Кожен випадок потребує ретельного розгляду і врахування всіх деталей, інакше можна натрапити на великі штрафи від податкової. Задля точної відповіді радимо звертатися до фахових спеціалістів, які проконсультують вас конкретно з вашої ситуації.

А якщо ви вже побачили себе серед тих, кому обов’язково потрібен касовий апарат для ФОП діяльності, радимо скористатися саме ПРРО від Checkbox. Будемо раді бачити кожного підприємця!