Закон України №1017-ІХ, що вступив у силу 1 січня 2022 року, став поворотним для українських бізнесів. Він зобов’язав багатьох фіскалізувати розрахунки з клієнтами, використовуючи каси – програмні або класичні (залізні).
Наталя Ковтонюк – фінансова директорка і бізнес-тренерка з 19-річним досвідом у сфері фінансів, яка вже 6 років займається підприємницькою діяльністю. Має власну фінансову агенцію, наразі працює Chief Financial Officer в будівельній компанії з виробництва модульно-каркасних будинків, а в минулому займалася фінансовим супроводом мережі українських кав’ярень.
В цій статті розповідаємо про те, як під її керівництвом затишна кавова гавань стала однією з піонерів електронної фіскалізації (ПРРО) в сегменті кав’ярень у Житомирі, а також, яким чином Checkbox став єдиною компанією на українському ринку, яка змогла перевести на ПРРО даний бізнес.
Передісторія
У 2020 році Наталя отримала пропозицію стати частиною команди мережі кав’ярень. На той момент мережа включала до 150 найманих працівників і 22 кав’ярні в різних містах на правобережжі України: Житомир, Вінниця, Рівне, Коростень, Бердичів тощо. Класичний середній бізнес, який збадьорює та зігріває кавою тисячі українців.
Також близився 2022 рік, коли фіскалізація мала стати обов’язковою умовою ведення бізнесу в Україні. На той момент кав’ярні видавали тільки квитанції про сплату, а нові умови передбачали видачу саме фіскальних чеків. Необхідно було готуватися до цього заздалегідь, тому пошуки надійного ПРРО розпочалися ще на початку 2021 року, аби зустріти нові бізнес-реалії з упевненістю.
Які інструменти використовували перед цим?
- Syrve (раніше iiko – “айко”) – комплексна система для керування ресторанним бізнесом. Використовувалася для планування та управління фінансами, координації роботи інших закладів тощо. Для мережі кав’ярень це мозковий центр, який синхронізує, моніторить і налаштовує щоденну безперебійну роботу.
- 1С: Бухгалтерія – програмне забезпечення для ведення фінансової звітності та обліку. Його використовували як допоміжний інструмент ведення бухгалтерського обліку.
- Excel – слугував помічником у додатковій обробці даних та аналізі фінансових показників, візуалізації деяких даних.
Саме ця тріада лежала в основі діяльності кав’ярень.
Як обрали Checkbox?
Для початку керівники бізнесу ретельно вивчили ринок ПРРО, проаналізували пропозиції різних компаній. Цікавили, звісно, багаті функціональні можливості, розумні ціни та високий рівень обслуговування.
Але на першому місці – надійна інтеграція з існуючими системами, адже переносити всі дані, відомості та документацію в нове середовище, переналаштовувати процеси і т. д. – це завжди складно, як у часовому, так і в ресурсному плані.
Тому в пріоритеті стали:
- зменшення ризиків;
- мінімізація часових і фінансових витрат;
- безперебійна робота й зручність для співробітників мережі кав’ярень.
Виявилося, що з усіх постачальників програмних РРО тільки Checkbox задовольняв усім критеріям та надавав можливість синхронізації з Syrve – це і стало вирішальним у виборі.
Як відбувався процес фіскалізації?
Процес впровадження ПРРО для всієї мережі кав’ярень тривав п’ять місяців – з березня до липня 2021 року. Це був період досить інтенсивної співпраці команди Checkbox із командою кав’ярні. Звісно, не обійшлося без викликів та запитань, але це норма, адже будь-який новий процес потребує адаптації.
Спершу Наталя отримала прямий контакт менеджера Checkbox. Саме під його керівництвом – “під диктування” – здійснили покрокову реєстрацію першої каси. Надалі Support-команда Checkbox детально пояснювала всі нюанси та крок за кроком проводила клієнтів через процес налаштування системи.
“Ми пройшли разом із Checkbox усе! Часто я була дуже нестримана в емоціях, але компанія брала «на олівець» усі мої побажання та покращувала свою роботу з кожним днем. Це варто поваги та окремої уваги”
Наталя Ковтонюк, Chief Financial Officer
Команда адаптувалася дуже швидко й заміни касових апаратів майже ніхто не помітив, адже основна робота ніяк не змінилася. Єдине:
- змінився зовнішній вигляд чеків: замість квитанції про сплату з’явилися фіскальні чеки з усією інформацією, яку вимагає законодавство;
- потрібен був певний період адаптації до оновлених процесів закриття зміни, щоб переконатися, що все працює вірно (звірення готівки та оплат на терміналі, пошук розбіжностей).
Які модулі використовуються найбільше?
Для Наталі це функціонал, пов’язаний зі звітністю: періодичний звіт, звіт за чеками, звіт за Z-звітами. Також вона відмічає, що інтеграція з нашим рішенням дозволила значно оптимізувати щомісячний облік доходів ФОП для заповнення річної декларації:
“Завдяки моєму улюбленому звіту «Періодичний звіт» я робила це за 2 години (25 ФОПів)”
Наталя Ковтонюк, Chief Financial Officer
Серед найбільш вподобаних можливостей – інтеграція з Новою поштою, зокрема функції передплати/післяплати і доставлення.
Як фіскалізація вплинула на бізнес?
“Впровадження ПРРО відкрило можливості для отримання грантових заявок “єРобота”; отримання кредиту 5-7-9%. До того ми не могли отримати ніякого притомного кредиту для поповнення обігових коштів”
Наталя Ковтонюк, Chief Financial Officer
Ба більше, рішення про фіскалізацію через ПРРО значно підвищило авторитет мережі серед партнерів та клієнтів. Фактично, це одна із перших мереж кав’ярень у Житомирі, що перейшла на електронну фіскалізацію в 2021 році.
На початку часто лунали запитання про мотивацію переходу на каси й тези, що “обов’язкову фіскалізацію можуть скасувати”, “це лише задарма витрачені час та ресурси” і т. д. Але згодом до Наталі почали особисто звертатися підприємці Житомира за консультаціями щодо ПРРО.
У червні 2023 року містами Житомирщини (Коростишів, Брусилів, Радомишль та Малин) спільно з Checkbox Наталя провела дводенні навчальні тренінги в рамках ініціативи “Спроможна громада для ведення бізнесу” за підтримки програми “EU4Business: відновлення, конкурентоспроможність та інтернаціоналізація МСП”, що реалізується GIZ Ukraine та Фондом розвитку підприємництва.
Повернення штрафів за відсутність кас у жовтні 2023 року остаточно підтвердило правильність обраного курсу на фіскалізацію.
Які функції в ПРРО ви хотіли би бачити в майбутньому?
Це залежить на 75% від того, які нововведення будуть від держави. Водночас на тренінгах щодо роботи з ПРРО підприємці часто задають одне і те ж питання: чи можна в нашій системі вести повноцінний облік?
“Я дуже мрію про створення української ERP-системи, де буде реалізовано все, що потрібно кожному бізнесу: від малого до великого.”
Наталя Ковтонюк, Chief Financial Officer
Іншими словами, існує велика зацікавленість у єдиній та простій бізнес-екосистемі. Вона має “з коробки” надавати інструменти для зручної роботи зі всіма аспектами бізнесу: постачання, логістика, облік та фінанси, адміністрування, робота з персоналом тощо. Це не тільки спростить життя вже існуючим бізнесам, а й додасть стимулу створювати й розвивати нові.
Висновки
Фіскалізація стала win-win заходом для мережі українських кав’ярень. В даному кейсі це дозволило привести бізнес у повну відповідність до законодавства, а також відкрити доступ до нових фінансових інвестицій зі сторони держави та банків. Мережа отримала потужний імпульс для подальшого розвитку, розширення та впровадження нових бізнес-рішень і покращення обслуговування клієнтів.
Також, обравши ПРРО від Checkbox, бізнес отримав зручний інструментарій для спрощення обліку та звітності, програмні інтеграції з багатьма іншими CRM, платіжними та фронт системами, а що найголовніше – можливість поглиблювати довіру з клієнтами завдяки видачі фіскальних чеків і легкого прийому як готівкових, так і безготівкових платежів.
